Inzicht in AI-privacy voor accountants. Leer hoe je chattools en kantoorsuite-assistants veilig instelt, data beschermt en risico’s beperkt. Inclusief checklist.

Inleiding

We weten nu welke vaardigheden en mindset je nodig hebt om AI bewust en kritisch in te zetten. Tijd om dit toe te passen op een veelgebruikte praktijk: werken met generatieve AI-chattools en AI-assistenten in kantoorsuites. Hoe borg je privacy en veiligheid—voor jezelf, je team en je klanten? In deze blog van AI4 Accountancy krijg je concrete instellingen, gedragsregels en een korte checklist. Zo houd je controle over data, voldoe je aan compliance-eisen en werk je efficiënt zonder onnodig risico.

AI-chattools: zo borg je privacy en veiligheid

Veel chattools verzamelen interacties om modellen te verbeteren. Wil je niet dat je data hiervoor wordt gebruikt, stel dan het volgende in en pas je werkwijze aan.

Instellingen en hygiëne

  • Schakel chatgeschiedenis/training uit. Ga naar gegevens- of privacybeheer en zet “gebruik voor modelverbetering” uit.
  • Gebruik tijdelijke sessies. Tijdelijke of incognito-chats worden beperkt bewaard en niet gebruikt voor training.
  • Verwijder bestaande gesprekken. Wis oude of gevoelige threads uit de zijbalk/geschiedenis.
  • Deel geen gevoelige informatie. Voer geen klantgegevens, BSN’s, contracten of financiële detaildata in.

Zakelijke abonnementen en beleid

  • Kies enterprise-omgevingen. In zakelijke varianten worden gesprekken doorgaans niet gebruikt voor modeltraining.
  • Werk volgens kantoorbeleid. Leg vast welke data wel/niet is toegestaan, wie mag reviewen en hoe je logt en archiveert.

AI-assistent in jouw kantoorsuite: datagovernance eerst

Steeds meer kantoorsuites hebben ingebouwde AI-assistenten (bijv. in tekstverwerker, e-mail en vergadertools). Handig—mits goed ingericht.

Wat je mag verwachten (en moet borgen)

  • Datagebruik binnen de tenant. Content (e-mails, documenten, chatberichten) blijft binnen je eigen omgeving en wordt niet gebruikt om externe modellen te trainen.
  • Beheer door administrators. Beheerders kunnen prompts en antwoorden inzien, opschonen of verwijderen en toegangsrechten instellen.
  • Safety-filters. Onveilige of auteursrechtelijk beschermde output wordt gefilterd, maar blijf zelf controleren.
  • Dataminimalisatie. Beperk toegang op basis van rollen en werk met documentlabels/classificatie.

Alternatieve kantoorsuites: privé vs. zakelijk gebruik

Werk je in een andere suite met AI-functionaliteit, let dan op het verschil tussen privé en zakelijk.

Instellen voor maximale privacy

  • Gebruik geen gevoelige data in prompts. Vermijd klantnamen, IBAN’s, looncomponenten en fiscale details.
  • Schakel activiteit voor AI-apps uit. Zet “app-activiteit” of vergelijkbaar uit en stel bewaartermijnen strak in.
  • Verwijder handmatig oude interacties. Ruim periodiek op wat niet meer nodig is.
  • Beperk menselijke review. In privéomgevingen kunnen gesprekken voor kwaliteitscontrole worden ingezien; schakel dit in zakelijke omgevingen uit waar mogelijk.
  • Team-bewustzijn. Train collega’s in veilig gebruik; zakelijke varianten bieden vaak extra beheer- en datacontroles.

Let op hallucinaties: human-in-the-loop

AI kan overtuigend maar onjuist antwoorden (“hallucinaties”). Daarom:

  • Controleer bronnen en aannames. Vraag om onderbouwing en verifieer cijfers.
  • Documenteer je review. Leg vast wat je hebt aangepast en waarom.
  • Gebruik vier-ogen-principe bij klantadvies, fiscale posities en rapportages.

Samenvatting

AI biedt grote kansen voor efficiëntie en kwaliteit, mits je de basis op orde hebt:

  • Begrijp hoe AI werkt en verschilt van automatisering.
  • Stel chattools en kantoorsuite-assistants privacy-bewust in en deel geen vertrouwelijke data.
  • Bescherm gegevens met duidelijke governance, rolgebaseerde toegang en periodieke opschoning.
  • Voorkom fouten met human-in-the-loop en duidelijke dossiervorming.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

ai privacy accountancy, veilig ai-gebruik, generatieve ai chattools, kantoorsuite ai-assistent, dataminimalisatie, governance en compliance, human-in-the-loop, audittrail, risicobeheersing, AI4 Accountancy