Automatiseer btw-controle met AI4 Accountancy: 28 checks voor aansluiting, tariefmix, ICL/verlegd, voorbelasting en KOR. Minder risico, sneller samenstellen.

Inleiding

Btw is een risicovolle post: veel codes, uitzonderingen en hoge boeterisico’s. Handmatig checken kost tijd en leidt snel tot gemiste signalen. Met de BTW-module in AI4 Accountancy automatiseer je 28 controles die je bij samenstel (COS 4410) toch al moet doen. De AI sluit aan op je administratie, vergelijkt met ingediende aangiftes en zet afwijkingen om in duidelijke acties en journaalpostvoorstellen. Jij beoordeelt de signalen; de AI doet het speur- en rekenwerk.

28 AI-gestuurde btw-checks: wat wordt gecontroleerd?

Vier clusters die samen het hele proces afdekken:

  • Aansluit- en saldocontroles (balans ↔ aangifte, code-mapping).
  • Omzetzijde (tariefmix 21/9/vrijgesteld, ICL/ICP, verlegde btw).
  • Kosten/voorbelasting (aftrekbeperkingen, gemengde kosten).
  • Bijzondere regelingen (KOR, margeregeling, kasstelsel, landbouwvrijstelling).

Daarnaast zijn er kruiscontroles (consistentie tussen modules, periodes en MVA) en ratio-/trendanalyses die onverwachte patronen snel zichtbaar maken.

Aansluiting & saldi: de basis moet kloppen

  • Balans vs. aangifte: sluit btw-te betalen/-vorderen aan op de laatste ingediende aangifte.
  • Code-mapping check: staan btw-codes aan de juiste grootboekrekeningen gekoppeld?
  • Suppletie-indicator: verschil administratie ↔ aangifte boven drempel? Dan volgt een voorstel inclusief toelichting.

Omzetzijde: tariefmix, ICL en verlegd

  • Tariefmix-analyse: is de verhouding 21%/9%/vrijgesteld logisch voor jouw klantsegment? Grote verschuivingen worden gemarkeerd.
  • ICL-controle: intracommunautaire leveringen en diensten worden gevalideerd; btw-id’s worden via VIES gecheckt.
  • Verlegde btw: detectie van transacties waarbij verlegging had moeten gelden (inkoop en omzet); bij twijfel volgt een review-taak.

Kosten en voorbelasting: aftrekbeperkingen automatisch bewaakt

  • Voorbelasting-ratio: past de aftrek bij de kostenmix? Een te laag percentage kan op gemiste aftrek duiden.
  • Beperkte aftrek: auto’s, representatie en gemengde kosten worden herkend; de module toetst de toegepaste beperking en signaleert afwijkingen.
  • Consistentie met leveranciers: factuurdata (leverdatum, land, code) wordt vergeleken met de geboekte btw-behandeling.

Bijzondere regelingen: geen verrassingen achteraf

  • KOR (kleineondernemersregeling): bewaakt drempels en signaleert wanneer instappen/uitstappen gevolgen heeft.
  • Margeregeling en kasstelsel: controleert toepassing en aansluiting op omzet en inkopen.
  • Landbouwvrijstelling: presentatielogica en toelichting.

Kruiscontroles & consistentie

  • MVA ↔ btw: btw op investeringen vs. activamodule; signaal bij incongruenties.
  • Periode-consistentie: afwijkingen t.o.v. vorig boekjaar en tussen kwartalen (>25%) worden verklaard of gemarkeerd.
  • Interne checks: btw-behandeling sluit aan op onderliggende transactie (land, prestatie, leverdatum).

KPI’s en ratio’s die echt iets zeggen

  • Btw-ratio op omzet: verwachtbandbreedte voor gemengde tarieven; significante afwijking = waarschuwing.
  • Voorbelasting-ratio op kosten: detecteert gemiste aftrek of foutieve classificaties.
  • ICL-aandeel & verlegd-volume: zicht op internationale activiteiten en risico’s.

Integraties zonder ruis

  • Aangiftesysteem-koppeling: ingediende aangiftes worden ingelezen en vergeleken met de administratie (geen merknamen).
  • VIES-validatie: btw-nummers bij ICL worden automatisch gecontroleerd.
  • ICP-opgave-check: volledigheid en consistentie met ICL/ICV.

Materialiteit & signalering: focus op wat ertoe doet

De module werkt met een slimme drempel (bijv. €5.000 of 2% balanstotaal). Alleen materiële afwijkingen leiden tot nadrukkelijke signalen:

  • Pass – alles in orde.
  • Warning – aandacht gewenst, documenteer.
  • Critical – blocker: eerst oplossen, dan pas afronden.

Seizoens- en trendanalyse

  • Seizoenspatronen: Q-verschillen >25% zonder duidelijke reden? Signaal met voorstel voor toelichting of correctie.
  • Trendbewaking: verschuivingen in tariefmix of btw-ratio’s worden gekoppeld aan productmix, prijs, export of procesfouten.

Journaalpostvoorstellen & dossier (COS 4410)

  • Automatische voorstellen bij verschillen (accruals, herclassificaties, correcties), inclusief omschrijving.
  • Audittrail & documentatie: alle checks, conclusies en corrigerende acties worden vastgelegd; de module levert een btw-paragraaf voor de jaarrekening.

Implementatie in 4 stappen

  1. Synchroniseer de administratie (balans, omzet, inkopen, btw-codes).
  2. Lees aangiftes en ICP in via de koppeling.
  3. Start btw-analyse: 28 checks, KPI’s en signalen.
  4. Review & boek: keur voorstellen goed en borg de toelichting.

Samenvatting

Met AI4 Accountancy automatiseer je btw-controle van aansluiting tot bijzondere regelingen. Je verkleint boeterisico, versnelt samenstelwerk en verbetert dossiervorming — elke maand opnieuw.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

btw-controle, btw-aansluiting, voorbelasting, intracommunautaire leveringen, verlegde btw, KOR, ICP-opgave, VIES-controle, COS 4410, audittrail, jaarrekening, samenstelwerk, AI4 Accountancy, compliance, risicobeheersing, efficiëntie