Leer hoe je met ChatGPT contracten en PDF’s analyseert: prompts, risico’s, privacy, voorbeelden en workflow voor accountants. Snel, veilig en praktisch.
Inleiding
Documenten bevragen met AI bespaart tijd, vooral bij contracten, memo’s en rapporten. Met goede prompts kan ChatGPT risico’s signaleren, kernpunten samenvatten en mogelijke actiepunten aanreiken. In deze blog lees je hoe je documenten en screenshots veilig uploadt, welke vragen je stelt, hoe je de output beoordeelt en hoe je dit in je kantoorproces borgt. We richten ons op praktische stappen voor accountancy en belastingadvies, met oog voor kwaliteit, AVG en risicobeheersing — helemaal in lijn met AI4 Accountancy.
Wat bedoelen we met documenten bevragen?
Je laat ChatGPT gericht naar onderdelen in een document kijken: datums, clausules, rechten/plichten, uitzonderingen, risico’s. De AI geeft vervolgens een samenvatting of lijst met bevindingen die jij vaktechnisch beoordeelt. Zie het als een snelle eerste screening, niet als juridisch advies.
Zo upload je en stel je je vraag
Klik op het plus-icoon naast het invoerveld en selecteer je bestand. Afhankelijk van je abonnement gelden uploadlimieten; is je bestand groot, splits het in delen. Formuleer daarna een duidelijke prompt met doel, context en gewenste vorm. Voorbeelden:
- “Analyseer dit contract en noem 3 belangrijkste risico’s voor de opdrachtgever.”
- “Wat zijn ingangsdatum, looptijd en opzegtermijnen?”
- “Welke boete- of compensatieclausules staan erin bij niet-nakomen?”
- “Welke rechten en verplichtingen heeft de opdrachtgever?”
- “Welke garanties en vrijwaringen worden aan de leverancier toegekend?”
Voorbeeldvragen specifiek voor accountants
- “Identificeer bepalingen die cashflowrisico’s kunnen veroorzaken.”
- “Welke wijzigingsclausules kunnen impact hebben op onze dienstverlening?”
- “Vat de financiële verplichtingen samen in max. 5 bullets met jaartallen.”
Output beoordelen: snel screenen, zelf beslissen
ChatGPT levert een korte samenvatting of opsomming. Gebruik die als startpunt om snel te bepalen waar je moet inzoomen. Let op: AI kan context missen of verkeerd interpreteren. Beoordeel de bevindingen altijd vaktechnisch en leg keuzes vast in je dossier (quality & compliance).
Veiligheid, privacy en AVG
- Anonimiseer klantnamen en gevoelige details vóór upload.
- Beperk wat je deelt tot wat nodig is voor de vraag.
- Volg interne policies en laat twijfelgevallen toetsen door IT/compliance.
- Houd rekening met dataverwerking op externe servers; zakelijke abonnementen bieden vaak extra beheers- en privacyopties.
- Verifieer conclusies; AI is hulpmiddel, geen eindverantwoordelijke.
Ook handig: screenshots bevragen
Je kunt een schermafbeelding uploaden om snel functies te vinden of stappen te verduidelijken. Zorg voor een scherpe, geanonimiseerde screenshot en geef context:
- “Bekijk deze screenshot van onze boekhoudsoftware. Waar vind ik ‘Instellingen’?”
- “Welke knop start een nieuwe factuur?”
Werkt het antwoord niet meteen, formuleer je vraag preciezer of voeg extra context toe.
Praktische workflow (stap-voor-stap)
- Voorbereiden: markeer relevante passages in het document.
- Uploaden: deel alleen wat nodig is (eventueel in delen).
- Prompten: kies een doel (“Risico’s”, “Samenvatting”, “Taalherziening”) en stel woordlimieten.
- Controleren: lees kritisch na, check vaktechniek en context.
- Bijsturen: vraag om herformulering, korter/langer, of extra voorbeelden.
- Borgen: leg bevindingen en beslissingen vast (compliance/AVG).
Start simpel, kies en verfijn
- Begin met een meta-prompt:
“Geef mij een prompt voor een gedetailleerd adviesrapport over fiscale planning voor middelgrote ondernemingen, met recente wetgevingswijzigingen, hoofdpunten, risico’s en aanbevelingen.” - Kies uit concepten: laat meerdere varianten genereren en selecteer wat past.
- Verfijn: stel vervolgvragen voor toon (formeel/informeel), lengte en extra details.
- Gebruik bronnen: voeg links of (niet-vertrouwelijke) documenten toe en instrueer expliciet dat de AI die informatie moet gebruiken voor een bepaald onderdeel.
Troubleshooting: zo krijg je betere antwoorden
- Splits complexe vragen in kleinere stappen.
- Herformuleer bij onjuistheden in plaats van te “discussiëren”.
- Itereer: werk van globaal naar specifiek met duidelijke constraints.
- Houd regie over lengte en niveau: vraag om max. woorden, voorbeeld, of uitleg “alsof ik 18 ben”.
Samenvatting
Met gerichte prompts kun je documenten en screenshots efficiënt laten vooranalyseren door ChatGPT. Zorg voor duidelijke doelen, context en vorm, wees strikt in privacy en interne policies, en verifieer altijd de uitkomsten. Zo combineer je snelheid met kwaliteit en risicobeheersing in je dagelijkse praktijk — met AI4 Accountancy als leidraad.
Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.
AI4 Accountancy, documenten bevragen, PDF analyseren, contractanalyse, privacy AVG, risico’s en clausules, accountancy workflow, effectieve prompts