ChatGPT Projecten bundelt gesprekken, notities en output per klant of opdracht. Ontdek toepassingen, stappenplan, valkuilen en mobiele tips voor jouw kantoor.

Inleiding
Werk jij aan dossiers die over meerdere dagen of weken lopen? Dan raak je met losse chats al snel het overzicht kwijt. ChatGPT Projecten lost dit op: je groepeert gesprekken, notities, sjablonen en output per klant of opdracht. Ideaal voor maandelijkse btw, jaarafsluiting of adviestrajecten. In deze blog leg ik uit wat Projecten is, hoe je het inzet in je accountants- of administratiekantoor, hoe je mobiel doorwerkt, wat je hebt aan eigen/andermans GPT’s en wat je doet bij storingen. Steeds met focus op efficiëntie, kwaliteit, risicobeheersing en compliance — precies waar AI4 Accountancy op stuurt.

Wat is “Projecten” in ChatGPT?

Met Projecten structureer je je werk als dossiers: alle relevante chats, notities, checklists en tussenresultaten staan bij elkaar in één project (linker zijbalk). Je kunt elk project later heropenen en verder werken met de volledige context. Zo houd je de voortgang overzichtelijk en voorkom je dubbel werk.

Waarom dit relevant is voor kantoren

  • Consistentie: één plek met prompts, sjablonen en beslissingen.
  • Kwaliteit: review en vier-ogencontrole zijn makkelijker te borgen.
  • Efficiëntie: minder zoeken, minder herhalen, kortere doorlooptijd.

Toepassingen voor accountants & administratiekantoren

  • Maandelijkse btw-aangifte: bundel prompt-sessies, controles en samenvattingen; hergebruik het sjabloon elke periode.
  • Jaarafsluiting: verzamel takenlijsten, materialiteitsgrenzen, onderbouwingen en rapporten in één project.
  • Adviestrajecten: documenteer aannames, risico’s en klantcommunicatie per thema (bijv. herstructurering).
  • Kantoorsjablonen: maak projecten voor standaard werkprogramma’s (btw, loon, vaste activa) en clone ze per klant.

Stappenplan: zo richt je Projecten strak in

  1. Kies het doel per project (btw, jaarwerk, advies).
  2. Leg vaste instructies vast: tone of voice, definities, uitzonderingen, dossierrechten.
  3. Importeer context: eerdere chats, checklists, datasets (zonder gevoelige gegevens).
  4. Maak secties: Instructies, Open vragen, Taken & deadlines, Output & besluiten.
  5. Borg kwaliteit: voeg een reviewstap toe (vier ogen) en noteer beslissingen.
  6. Herhaalbaar maken: zet het project om in een sjabloon voor de volgende periode/klant.

Extra voor compliance

  • Pseudonimiseer klantnamen (werk met klantcodes).
  • Exporteer einddocumenten naar je DMS; houd tijdelijk werk opgeruimd.
  • Log wie wat heeft beoordeeld en wanneer.

Praktisch voorbeeld (direct toepassen)

Maak een project “Btw – maand XX/2025” met:

  • Checklists: matching, uitzonderingen, bewijsstukken.
  • Prompts: analyse verschillen, materialiteit, klantvriendelijke toelichting.
  • Output: samenvatting voor klant, interne notities, open punten volgende maand.
    Kopieer het project als sjabloon voor de volgende periode; je behoudt structuur en tempo.

Mobiel werken: altijd toegang, kortere cycli

De ChatGPT-app (iOS/Android) is handig voor tussentijdse vragen, het vastleggen van ideeën en snelle voortgang. Je vindt je projecten terug, spreekt notities in en laat short summaries genereren. Tip: zet meldingen aan voor belangrijke updates of geplande acties, zodat je niets mist.

GPT’s van anderen én eigen GPT’s

In “GPT’s onderzoeken” ontdek je GPT’s die door anderen beschikbaar zijn gemaakt. Zie het als apps: kies een GPT met een specifieke taak (bijv. schrijven, rubriceren, uitleggen).

  • Gebruik bewust: check altijd of de aanpak past bij jouw kwaliteitskaders.
  • Eigen GPT’s: wil je exact jouw werkwijze borgen? Bouw een eigen GPT met instructies, stijlgids en voorbeeldoutput. Dit wordt uitgebreid behandeld in de Masterclass AI4 Accountancy.

Als ChatGPT traag is of een foutmelding geeft

Soms krijg je “at capacity” of “er ging iets mis”. Probeer dan:

  • Ververs de pagina en log desnoods opnieuw in.
  • Privé/incognitovenster om cookie/inlogruis te vermijden.
  • Alternatieve route: werk tijdelijk verder in een andere AI-assistent (zonder klantdata) of ga door met je bestaande sjablonen/offline notities.
  • Plus/zakelijk abonnement kan voorrang bij drukte geven, maar is geen garantie bij brede storing.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

  • Te veel losse chats → bundel ze in één project met secties.
  • Geen pseudonimisering → gebruik klantcodes en aggregeer bedragen in voorbeelden.
  • Geen reviewmoment → plan een vier-ogencheck en leg besluiten vast.
  • Geen hergebruik → maak een sjabloon van elk succesvol project.
  • Geen export → zet definitieve stukken in je DMS met versienummering.

Snelle set-up voor jouw kantoor (15 minuten)

  • Maak 2 projecten: “Btw – sjabloon” en “Jaarafsluiting – sjabloon”.
  • Voeg per project de secties en standaardprompts toe.
  • Leg in 5 bullets je kwaliteitskaders vast (materialiteit, review, wat nooit delen).
  • Deel met het team en spreek af: iedereen werkt vanuit het project, niet vanuit losse chats.

Samenvatting

  • Projecten geeft je de structuur van een dossier: context, taken, output en besluiten bij elkaar.
  • Je versnelt werkcycli (btw, jaarwerk, advies) én verhoogt kwaliteit en compliance.
  • Met mobiele toegang werk je door waar je ook bent.
  • GPT’s (van jezelf of anderen) maken je proces reproduceerbaar en schaalbaar.
  • Door valkuilen te vermijden borg je efficiëntie, kwaliteit en risicobeheersing — precies wat AI4 Accountancy nastreeft.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

ChatGPT Projecten; ChatGPT voor accountants; AI werkprogramma; jaarafsluiting; btw-aangifte; pseudonimisering; DMS export; vier-ogenprincipe; workflow automatisering; AI4 Accountancy