Leer hoe je ChatGPT jouw tone of voice laat volgen. Van snelle bijsturing tot Aangepaste instructies, concrete promptformats en praktijkvoorbeelden voor accountants.

Inleiding

Een goede tone of voice maakt je communicatie helderder, vriendelijker en consistenter. Met ChatGPT kun je die stijl actief sturen — per bericht én structureel. In deze blog lees je hoe je tijdens het gesprek snel bijstuurt en hoe je via Aangepaste instructies jouw voorkeursstijl vastlegt.
We geven voorbeeldprompts voor lengte, toon en detailniveau, en laten zien hoe je je eigen schrijfstijl laat analyseren. Ook vertalen we dit naar dagelijkse toepassingen in accountancy, zoals betalingsherinneringen, samenvattingen, FAQ’s en professionele herformuleringen. Zo werk je efficiënter, behoud je kwaliteit en borg je privacy en compliance met AI4 Accountancy.

Tone of voice bijsturen in ChatGPT

Eenmalig bijsturen in het lopende gesprek

Krijg je een te formeel of juist te informeel antwoord? Stuur de AI direct bij. Voorbeeld:

  • “Dit is te formeel. Schrijf dezelfde mail in 60 woorden, toegankelijker.”
  • “Maak het zakelijk, maar menselijk. Gebruik ‘u’ en blijf kort.”
    Deze micro-instructies werken meteen en voorkomen onnodig herschrijven.

Structureel dezelfde stijl met Aangepaste instructies

Wil je in nieuwe chats automatisch dezelfde toon? Leg je voorkeuren vast in Aangepaste instructies, bijvoorbeeld:

  • “Ik ben eigenaar van een administratiekantoor. Gebruik ‘u’. Zakelijk maar toegankelijk, niet te formeel.”
    Voor tijdelijke afwijkingen pas je dit eenvoudig aan (“Gebruik ‘je’, informele stijl”) en zet je het later weer terug. Zo houd je je communicatie consistent over meerdere mails en dossiers.

Je eigen schrijfstijl laten analyseren

Weet je niet precies wat jouw stijl is? Laat de AI eerst een korte stijlscan maken op niet-vertrouwelijke teksten. Prompt:

  • “Analyseer deze teksten en beschrijf mijn schrijfstijl in drie kernwoorden plus een korte samenvatting.”
    Kopieer die beschrijving in je Aangepaste instructies. Resultaat: ChatGPT reageert standaard in jouw toon, met minder nabewerking.

Effectieve prompts: concreet, met context en vorm

Vermijd vage vragen. Wees specifiek in doel, context en gewenste vorm. Voorbeelden:

  • “Geef 5 bulletpoints over deze btw-vraag, max. 50 woorden per punt.”
  • “Context: administratiekantoor in Rotterdam, focus op detailhandel. Houd het zakelijk.”
  • “Maximaal 100 woorden, als opsomming, duidelijke kopjes.”
    Experimenteer en herformuleer als het antwoord vreemd is. Splits complexe vragen op en leg het uit alsof je een junior collega instrueert: kort, helder en gestructureerd.

Regie over lengte en niveau

Je bepaalt hoe lang en hoe eenvoudig het antwoord moet zijn:

  • “Houd het bij max. 50 woorden.”
  • “Voeg één praktijkvoorbeeld toe.”
  • “Leg uit alsof ik 18 ben” (eenvoudig en zakelijk) of “Alsof ik 12 ben” (nog eenvoudiger).
    Tip: stopt de AI niet terwijl je je prompt wilt aanscherpen? Onderbreek het antwoord en stuur direct een betere instructie.

Praktische toepassingen voor accountancy

  • Klantcommunicatie: “Schrijf een mail (max. 80 woorden) aan een klant die achterloopt met betalingen; toon begrip, noem een duidelijke deadline.”
  • Samenvattingen: “Vat dit btw-artikel samen in 5 bullets met actiepunten.”
  • FAQ’s: “Geef 5 veelgestelde vragen over loonadministratie; elk antwoord max. 2 zinnen.”
  • Correctie & professionaliseren: “Herschrijf deze mail formeel en controleer spelling.”
  • Marketing & content: “Geef 3 ideeën voor een LinkedIn-post over onze nieuwe fiscale dienst.”

Kwaliteit, privacy en compliance

  • Anonimiseer standaard: deel geen herleidbare persoonsgegevens.
  • Wees expliciet: als instructies bindend zijn, zeg dat ook (“volg dit opmaakvoorbeeld verplicht”).
  • Blijf eindverantwoordelijk: controleer vaktechniek en toon; leg keuzes vast in je dossier.
  • Werk met sjablonen: herbruikbare prompts verhogen snelheid én consistentie.

Samenvatting

Met duidelijke instructies houd je de regie over toon, lengte en niveau. Gebruik snelle bijsturing voor het lopende gesprek en Aangepaste instructies voor structurele consistentie. Laat de AI je schrijfstijl analyseren, wees concreet in doel en vorm, en borg privacy en kwaliteit. Zo bespaar je tijd, verlaag je risico’s en verbeter je klantcommunicatie met AI4 Accountancy.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

AI4 Accountancy, ChatGPT tone of voice, Aangepaste instructies, schrijfstijl analyseren, effectieve prompts, accountancy communicatie, btw samenvatting, FAQ loonadministratie