Leer hoe je een Custom GPT opzet voor je kantoor: instructies, kennisbestanden, voorbeeldvragen, privacy, kwaliteitscheck en praktische voorbeelden.

Inleiding

Welkom! In deze blog ontdek je hoe je een Custom GPT ontwikkelt en professionaliseert voor je kantoor. Je leert hoe je vaste instructies instelt, je eigen kennis toevoegt en de assistent koppelt aan je manier van werken. Zo maak je een digitale helper voor jouw team van accountants, administrateurs en belastingadviseurs. Het resultaat: consistente communicatie, minder repetitief werk en betere borging van kwaliteit en compliance. AI ondersteunt; jij beslist. AI4 Accountancy helpt je dit veilig en efficiënt in te richten.

Wat is een Custom GPT voor accountancy?

Een Custom GPT is een gepersonaliseerde AI-assistent die je traint met je eigen werkwijze en documenten.

  • Werkt met vaste instructies (system prompts).
  • Neemt context mee uit jouw sjablonen en kennisbestanden.
  • Kan optioneel acties uitvoeren, zoals bestanden verwerken.
    Doel: elke keer op dezelfde manier reageren, afgestemd op jouw kantoor en klanten. Je bepaalt ook de rol en toon: formeel, adviserend of juist heel beknopt. De assistent is eenvoudig te delen met je team.

Voorbeeld: Kantoorcommunicatie-GPT

  • Vooraf geconfigureerd met huisstijl en tone of voice.
  • Bevat standaardteksten voor klantmails, begeleidende brieven en herinneringen.
  • Levert tijdswinst én consistente communicatie op.
  • Veilig gebruik: ondersteunt alleen communicatie; geen vaktechnische berekeningen.

Voorbeeld: Checklist Klantcommunicatie-GPT (IB)

  • Voorzien van kennis over veelgevraagde documenten (bijv. loonstroken, bankafschriften, contracten).
  • Prompt: “Maak een checklist voor de IB-aangifte voor deze klant.”
  • Output: een standaardlijst die je direct als klantmail kunt gebruiken.
    Belangrijk: een Custom GPT kijkt niet in dossiers. Voor het echt controleren van aanwezige/ontbrekende stukken heb je een agent nodig die gekoppeld is aan je documentenopslag (bijv. Drive of SharePoint). De Custom GPT ondersteunt dan met heldere instructies en stelt de conceptmail op om ontbrekende stukken op te vragen.

De drie bouwstenen van je Custom GPT

1) Instructies instellen

Definieer rol, doelgroep, scope en werkwijze.

  • Rol: “ervaren Nederlandse accountant voor het mkb, kort en zakelijk.”
  • Scope/jurisdictie: beperk tot Nederlandse regelgeving; geen advies buiten accountancy/fiscaliteit.
  • Toon/structuur: beknopt, bullets waar zinvol; kopjes in Markdown.
  • Randvoorwaarden: 100% zeker = antwoorden; anders gerichte vraag terug. Geen juridisch advies.

2) Kennisbestanden toevoegen

Werk met compacte tekstbestanden, sjablonen en placeholders.

  • Splits per onderwerp.
  • Consistente bestandsnamen.
  • Voorbeeld: “Checklist_IB.txt”, “Mail_sjabloon_ontbrekende_stukken.txt”.

3) Voorbeeldvragen (gespreksopeningen)

Laat gebruikers direct zien waarvoor de GPT bedoeld is.

  • “Maak een nette herinneringsmail voor ontbrekende stukken.”
  • “Vat deze rapportage samen in 5 bullets en noteer afwijkingen.”

Aanmaken en basisworkflow

  1. Maak een nieuwe Custom GPT aan in je AI-omgeving.
  2. Geef naam en beschrijving (bijv. “Vraagt ontbrekende stukken op m.b.v. IB-checklist”).
  3. Plak de instructies, upload kennisbestanden, voeg voorbeeldvragen toe.
  4. Test met realistische, geanonimiseerde cases.
  5. Verwerk feedback en borg in je werkproces.

Modellen en instellingen (praktisch)

  • Kies het standaardmodel dat past bij schrijftaken (vriendelijke, natuurlijke toon).
  • Schakel webzoeken uit als je alléén interne kennis wilt gebruiken (minder kans op hallucinaties).
  • Afbeeldingen genereren is meestal niet nodig.
  • Code-uitvoering kan handig zijn voor eenvoudige gegevensverwerking op aangeleverde bestanden in een afgeschermde omgeving.

Werken met sjablonen en placeholders

Gebruik placeholders zoals {{klant_naam}}, {{scope}}, {{startdatum}} en {{tarief}}.

  • Vraag de AI om je bestaande documenten om te zetten naar sjablonen.
  • Houd sjablonen kort, eenduidig en herbruikbaar.
  • Leg vast welke velden verplicht zijn voordat je verstuurt.

Voorbeeldprompt (IB-workflow)

“Controleer de ingevulde vragen van de vorige aangifte (geanonimiseerd).
Maak:

  1. een vaste lijst van stukken die we jaarlijks nodig hebben;
  2. extra stukken die nu nog ontbreken t.o.v. de checklist;
  3. een professionele klantmail met beide lijstjes.”
    Test, beoordeel, en verfijn je instructies en voorbeeldvragen tot de output precies past.

Privacy, AVG en beveiliging

  • Geen privacygevoelige data zoals namen of BSN’s rechtstreeks invoeren. Werk met placeholders en geanonimiseerde documenten.
  • Kies een AI-omgeving met heldere dataveiligheid, versleuteling en duidelijke contractafspraken.
  • Overweeg een oplossing binnen je bestaande cloud-suite of een lokale/afgeschermde variant.
  • Leg AI-gebruik vast in je verwerkersovereenkomst (subverwerkers, doorgifte, beveiliging).

Kwaliteitscheck: 4 vaste criteria

Behandel de Custom GPT als een slimme tekstgenerator die jouw sjablonen volgt. Controleer altijd:

  • Zijn alle velden {{klant_naam}}, {{tarief}}, {{scope}}, {{startdatum}} ingevuld?
  • Komt de tekst exact uit de sjablonen (geen verzinsels of extra claims)?
  • Is de output beknopt, zakelijk en in de juiste taal/toon?
  • Is duidelijk wat nog ontbreekt om het document af te ronden?

Samenvatting

Met instructies, kennisbestanden en voorbeeldvragen bouw je een Custom GPT die administratieve taken ondersteunt, zoals opdrachtbevestigingen, offertes en klantcommunicatie. Begin klein, test kritisch, borg privacy en AVG, en breid daarna uit. Zo werk je sneller en consistenter, met grip op kwaliteit en risico’s. AI4 Accountancy helpt je dit veilig en professioneel te implementeren.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

custom gpt accountancy, custom gpt kantoor, ai-assistent administratie, sjablonen en placeholders, checklist ib, klantcommunicatie, privacy avg, kwaliteitsborging, workflow, AI4 Accountancy