Elke nieuwe klant begint met een opdrachtbevestiging: welke diensten, welk tarief, welke voorwaarden. Het opstellen ervan is vaak knip- en plakwerk uit een vorig document, het laten tekenen een kwestie van mailen en wachten, en daarna moet de afgesproken dienstverlening nog handmatig worden klaargezet. Drie losse stappen, drie momenten waarop er iets blijft liggen.
In AI4 Accountancy lopen die stappen in één flow door elkaar heen — opstellen, tekenen, activeren.
Opstellen: de juiste tekst, automatisch samengesteld
De opdrachtbevestiging wordt opgebouwd uit een sjabloon — een eigen kantoorsjabloon of het platform-sjabloon — waarin de afgesproken diensten en het tariefmodel automatisch worden ingevuld. Kies je voor nacalculatie, een vast maandbedrag of een gemengd model, dan verschijnt de bijbehorende formulering met de juiste bedragen.
Hier zit een nuance die er in dit vak toe doet: de sectie over de samenstellingsverklaring conform NBA/COS 4410 verschijnt alleen bij een accountantskantoor. Voor een administratiekantoor wordt die sectie automatisch weggelaten — een administratiekantoor geeft immers een begeleidende verklaring af, geen samenstellingsverklaring. Het kantoortype bepaalt de tekst, zonder dat iemand daaraan hoeft te denken.
Tekenen: kantoor eerst, dan klant
Het verzoek gaat digitaal de deur uit in een vaste volgorde: het kantoor tekent eerst, daarna de klant. Die volgorde is bewust — de klant tekent een document dat het kantoor al heeft bekrachtigd. Per ondertekenaar is in het dossier te volgen of het stuk is geopend en getekend; de handtekening zelf zet de ondertekenaar via de ondertekendienst.
Activeren: de gegevens stromen meteen het platform in
Hier komt de tijdwinst. Een getekende opdrachtbevestiging blijft geen los document — de gegevens worden meteen in het platform verwerkt. De afgesproken diensten worden als actieve scope in het klantdossier (CRM) vastgelegd, de verantwoordelijke medewerker wordt toegewezen, en de bijbehorende onboarding-taken verschijnen automatisch in de Taakverdeler. Daarnaast zet het platform een vervolgsignaal klaar voor de WWFT-check, en wordt de getekende opdrachtbevestiging gearchiveerd in het permanente dossier.
Niets hoeft te worden overgetypt of apart ingericht. Waar een handtekening normaal het einde van een document is, is het hier het startsein: de klant staat meteen goed in het systeem en het werk is verdeeld.
Voor beide soorten kantoren, met de juiste norm
Doordat het kantoortype de inhoud stuurt, werkt dezelfde flow voor een accountantskantoor en een administratiekantoor — alleen de verklaring en de bijbehorende secties verschillen. Zelfde proces, andere norm.
Zo wordt het begin van elke klantrelatie — dat traditioneel uit losse, vergeetbare stappen bestaat — één doorlopende beweging, waarbij het platform de administratie regelt en de ondertekenaars tekenen wat zij willen bekrachtigen.
Benieuwd hoe dit in jouw onboarding werkt? Plan een demo.
