Automatiseer debiteurencontrole met 15 AI-checks: ouderdomsanalyse, voorzieningen en DSO. Minder risico, sneller samenstellen. AI4 Accountancy.

Inleiding

Debiteuren zijn vaak je grootste balanspost én een bron van risico. Oude facturen, dubieuze klanten en te lage voorzieningen kunnen winst en liquiditeit vertekenen. Met de debiteuren controlemodule van AI4 Accountancy automatiseer je 15 essentiële controles: van ouderdomsanalyse en DSO tot voorziening-adequaatheid en kredietlimieten. De module combineert OCR, beslislogica en subadministratie-/grootboekcontroles. Resultaat: een sterker samensteldossier, minder fouten en sneller samenstellen — helemaal passend bij boekjaar en vergelijking met vorig boekjaar.

Waarom debiteuren cruciaal zijn

Liquiditeit – Debiteuren zijn toekomstige cash. Sneller innen = minder werkkapitaal.
Risico – Na 90 dagen stijgt oninbaarheid sterk.
Winst – Te lage voorziening overschat winst; te hoge voorziening doet je tekort.
Compliance – Afwijken van richtlijnen zonder onderbouwing vergroot controlegevaar.

Scope van de debiteurenmodule

Handelsdebiteuren

  • Openstaande facturen en ouderdom (0–30, 31–60, 61–90, 91–180, 181–365, >365 dagen)
  • Voorziening dubieuze debiteuren
  • Negatieve saldi (crediteurposities)

Performance

  • DSO (Days Sales Outstanding)
  • Concentratierisico topklanten
  • Betalingsgedrag en afloopcontrole na balansdatum

Risicobeheersing

  • Kredietlimieten
  • Verpanding van vorderingen
  • Fraudesignalen
  • Exportcompliance (buiten EU)

Bronnen

  • Boekhoudpakket (openstaande posten, klantdata)
  • Dossieromgeving (kredietbeleid, correspondentie)
  • Bankkoppeling (betalingen na balansdatum)

0. Dashboard (4 KPI’s)

0.1 Debiteuren totaalsaldo

Bruto vorderingen, voorziening en netto-saldo per balansdatum.
Checks: saldo ≥ 0; negatief saldo = foutindicatie.

0.2 Gemiddelde betaaltermijn (DSO)

DSO = (Debiteuren / Omzet) × 365

Bandbreedtes:
✅ ≤45 dagen | ⚠️ 46–60 | 🔴 >60.
DSO-verlaging levert direct cash op.

0.3 Dubieus percentage

Aandeel >90 dagen.
✅ <5% | ⚠️ 5–10% | 🔴 >10%.

0.4 Voorziening: dekkingspercentage

Voorziening t.o.v. >90 dagen.
Richtsnoer: 25–50% dekking, afhankelijk van ouderdom en dossierfeiten.

1. Aansluitstaat (4 controles)

1.1 Beginsaldo-verificatie 🔴 BLOCKER

Beginsaldo debiteuren boekjaar = eindsaldo vorig boekjaar.

Verschil > €1.000? Stop vervolgcontroles en corrigeer.

1.2 Verloopformule

Beginsaldo + gefactureerd – ontvangsten – creditnota’s – afboekingen – dotatie voorziening = Eindsaldo

Signalen bij materiële verschillen + herkomstanalyse.

1.3 Subadministratie ↔ grootboek 🔴 BLOCKER

Totaal openstaande facturen = grootboeksaldo (RGS-reeks debiteuren).

Verschil > €1.000? Eerst oplossen.

1.4 Omzet ↔ debiteurenmutaties

Gefactureerde omzet sluit aan op debiteurencredit. Signaal bij materieel verschil (bijv. contante verkopen, vooruitbetalingen, OHW).

2. Ouderdomsanalyse (6 controles)

2.1 Compleetheid 🔴 BLOCKER

Alle facturen geclassificeerd op ouderdom. Ontbrekende datums blokkeren de voorzieningsberekening.

2.2 Voorziening adequaatheid 🔴 KRITIEK

Richtsnoer (te verfijnen per klantdossier):

  • 0–30d: 0% | 31–60d: 2% | 61–90d: 10%
  • 91–180d: 25% | 181–365d: 50% | >365d: 75%
    AI vergelijkt berekende voorziening met geboekte en stelt een journaalpost voor.

2.3 Negatieve debiteurensaldi

Herclassificeer naar crediteuren bij materieel totaal.

2.4 Concentratierisico top 10

Aandeel topklanten in totaal.
✅ <50% | ⚠️ 50–75% | 🔴 >75%.
Adviezen: limieten, zekerheden, spreiding.

2.5 >90 dagen zonder voorziening 🔴 HOOG

Lijst vorderingen >90 dagen zonder (of te lage) voorziening + dossierverantwoording.

2.6 Betaaltermijn per categorie

Informatief overzicht voor trendanalyse (geen signaal).

3. Risicoanalyse & afloop (5 controles)

3.1 Afloopcontrole na balansdatum 🔴 HOOG

Ontvangsten tussen balansdatum en rapportagedatum.
✅ >90% geïncasseerd | ⚠️ 75–90% | 🔴 <75%.

3.2 Verpande debiteuren

Match verpandingsakte met vorderingensaldo en zekerheden-eisen.

3.3 Kredietlimieten

Signaal bij >10% overschrijding; maatregelen: leveren pauzeren, limiet herzien, zekerheden vragen.

3.4 Meerjarig openstaand 🔴 BLOCKER

Vorderingen >2 jaar: 100% voorzien of afboeken, tenzij onderbouwd.

3.5 Fraudedetectie (AI)

Patronen: rondje-cijfers, snelle afboeking, factuur-credit spiegeling, weekend/nachtboekingen. Accountant onderzoekt door.

Output & rapportage

  • Ouderdomsanalyse-rapport (tabel, grafieken, trend vs. vorig boekjaar)
  • Signaallijst (BLOCKER/KRITIEK/ATTENTIE met materialiteit en actie)
  • Journaalpostvoorstellen (dotatie, herclassificatie, afboeking)
  • KPI-dashboard (DSO, dubieus %, top 10, afloop %)
  • Afloopdetail (per factuur status, advies voorziening)

Werken met Samenstel AI

Procesversneller

  • Doorlopend draaien (maandelijks/dagelijks), niet alleen bij jaareinde.
  • Materialiteit-gedreven focus en dossierkenmerken per klant.
  • Rollen & routing: de juiste taak bij de juiste collega.

Typische tijdsbesteding

  • Handmatig: 5–6 uur per cliënt
  • Met AI4 Accountancy: ~35 minuten (data-import, analyse, review, correcties)

Veelgemaakte fouten (en de fix)

  • Te lage voorziening → gebruik ouderdomspercentages + afloopinfo.
  • Mismatch sub ↔ grootboek → eerst aansluiten, dán analyseren.
  • Onverklaarde omzetverschillen → check contant/vooruitbetaald/OHW.
  • Topklant-concentratie → stel limieten en zekerheden in.
  • Oude posten laten staan → voorzien of afboeken en documenteren.

Praktijkvoorbeeld (geanonimiseerd)

  • Debiteuren €850.000, omzet, 127 klanten, voorziening €25.000.
  • Dashboard: DSO 52 dagen (⚠️), dubieus 7,6% (⚠️), dekking 54% (✅).
  • Aansluitstaat: beginsaldo = vorig boekjaar (✅); sub vs. GB €5.000 verschil (⚠️).
  • Ouderdom: voorziening €8.700 te laag (🔴); concentratierisico 84% (🔴); crediteurensaldi €15.500 (⚠️).
  • Afloop: 91,8% geïncasseerd (✅); resterend €70.000 → failliet/regeling/geschil.
  • Output: 4 journaalposten + actielijst DSO-verlaging en limieten.

Samenvatting

De debiteuren controlemodule van AI4 Accountancy automatiseert 15 kerncontroles: ouderdomsanalyse, voorziening, DSO, afloop, concentratie, limieten en fraude. Je dossier sluit aan, je signalen zijn onderbouwd, en je stelt sneller samen — met focus op boekjaar en vergelijking met vorig boekjaar.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

AI4 Accountancy, debiteuren controlemodule, handelsvorderingen, ouderdomsanalyse, DSO, voorziening dubieuze debiteuren, afloopcontrole, kredietlimieten, concentratierisico, fraudesignalen, materialiteit, COS 4410, samensteldossier, accountants- en administratiekantoren