Financiële vaste activa: Automatiseer 17 controles met Samenstel AI van AI4 Accountancy. Voor accountants- en administratiekantoren. Minder risico, sneller samenstellen, COS 4410.
Inleiding
Financiële vaste activa voelen vaak complexer dan MVA of voorraden. Denk aan deelnemingen, consolidatieplicht, leningen, 403-verklaringen en wettelijke reserves. Handmatig kost dit veel tijd en vergroot het risico op fouten. Met Samenstel AI van AI4 Accountancy automatiseer je deze controles. De module financiële vaste activa combineert document‑scanning (OCR), beslislogica en grootboekcontroles. Zo bepaal je snel of je moet consolideren, hoe je waardeert (equity, kostprijs of integraal) en welke voorzieningen of wettelijke reserves nodig zijn. Resultaat: een sterker samensteldossier, minder risico en sneller de jaarrekening samenstellen bij accountants- en administratiekantoren.
Wat maakt financiële vaste activa complex en hoe helpt Samenstel AI?
- Eigendomsrelaties en invloed: dochters, geassocieerden of beleggingen.
- Consolidatie: plicht of vrijstelling (2:407/2:408 BW).
- Waardering: nettovermogenswaarde (equity), kostprijs of integrale consolidatie.
- Leningen: zakelijkheid, rente, zekerheden en classificatie lang/kort.
- Aansprakelijkheid: 403‑verklaringen, negatief eigen vermogen, voorzieningen.
Samenstel AI leest je administratie, scant dossierdocumenten (jaarrekeningen, statuten, aandeelhoudersregisters, uittreksels) en bouwt een onderbouwde consolidatie‑beslismatrix. Afwijkingen worden gemarkeerd op materialiteit.
Dashboard (5 KPI’s)
0.1 Totaal saldo financiële vaste activa
Matcht som van deelnemingen, leningen, effecten en overige financiële vaste activa met de balans.
Signaal: 🔴 Kritiek bij mismatch > materialiteit of negatief saldo.
0.2 Aantal deelnemingen
Telt alle belangen; >5 wijst op extra complexiteit en reviewbehoefte.
0.3 Consolidatieplichtige dochters
Detecteert >50% zeggenschap of feitelijke invloed.
Signaal: 🔴 Blocker als consolidatie ontbreekt terwijl plichtig.
0.4 Totaal verstrekte leningen
Overzicht bedragen, rente en looptijd; check op zakelijkheid en oninbaarheid.
0.5 Materiële afwijkingen financiële vaste activa
Teller boven drempel max(€5.000, 2% balanstotaal).
Sectie 1 — Aansluitstaat (4 controles)
1.1 Beginsaldo‑verificatie 🔴 Blocker
Huidig beginsaldo financiële vaste activa = eindsaldo vorig boekjaar. Journaalpostvoorstel bij verschil > €1.000.
1.2 Formulecheck verloop financiële vaste activa
Beginsaldo + investeringen/waardemutaties − desinvesteringen/afwaarderingen = eindsaldo. Signaal bij materiële afwijking met herkomstanalyse.
1.3 Register financiële vaste activa ↔ grootboek‑matching 🔴 Blocker
Boekwaarden per deelneming/lening moeten aansluiten op relevante RGS‑rekeningen. Eerst synchroniseren bij > €1.000 verschil.
1.4 Mutaties compleet
Per mutatie: bewijs aanwezig (akte/factuur, verkoopdossier, impairment‑onderbouwing, jaarrekening deelneming).
Sectie 2 — Documentcontrole (4 controles)
2.1 Aandeelhoudersregister
Actueel register per deelneming (≤ 12 maanden).
Signaal: 🔴 Kritiek bij ontbreken; consolidatiebeslissing blokkeren.
2.2 Uittreksel handelsregister
Recent uittreksel (≤ 6 maanden) voor structuur, bestuur en procuratie; input voor de beslismatrix.
2.3 Statuten en notulen
OCR op stemrechten, benoemingsrechten, vetorechten en dividendbeperkingen → stuurt classificatie (dochter/geassocieerd) en wettelijke reserve.
2.4 Leningovereenkomsten
Overeenkomst, rente, aflossingsschema en zekerheden aanwezig?
Signaal: fiscaal risico bij ontbrekende of onzakelijke voorwaarden.
Sectie 3 — Consolidatie‑vaststelling (3 controles)
3.1 Type belang en consolidatieplicht
Dochter: ≥50% stemrechten of feitelijke overheersende invloed → integrale consolidatie.
Geassocieerde: 20–50% + significante invloed → equity‑methode (NVW).
Belegging: <20% → kostprijs of reële waarde.
3.2 Vrijstellingen (2:407 / 2:408 BW)
Beoordeelt kleine‑groep‑vrijstelling en tussenhoudsterconstructies (incl. 403‑verklaringen).
Signaal: 🔴 Kritiek als geconsolideerd moet worden maar ontbreekt.
3.3 Minderheidsbelangen
Berekening en presentatie bij gedeeltelijke dochters (EV × minderheidspercentage).
Sectie 4 — Waardering deelnemingen (4 controles)
4.1 Nettovermogenswaarde (NVW)
Leest EV deelneming en belang → vergelijkt NVW met boekwaarde; signaleert ontbrekende equity‑mutaties.
4.2 Resultaat deelneming
Matcht aandeel in resultaat met je P&L‑post “resultaat deelnemingen”.
4.3 Negatief eigen vermogen
Boekwaarde deelneming mag niet negatief zijn; afwaarderen tot nihil en voorziening beoordelen.
4.4 Impairment‑indicatoren (kostprijs)
Verliesjaren, negatief EV, betalingsachterstand, verlies van key‑klanten, technologische veroudering → advies impairmenttest.
Sectie 5 — Aansprakelijkheid & voorzieningen (2 controles)
5.1 403‑verklaring
Detectie en koppeling aan deelneming; effect op publicatie en aansprakelijkheid.
5.2 Voorziening bij negatief EV + aansprakelijkheid
Verplichte voorziening wanneer dochter negatief EV heeft én een 403‑verklaring/borgstelling van toepassing is.
Sectie 6 — Leningen (5 controles)
6.1 Leningenoverzicht
Per lening: debiteur, hoofdsom, rente, looptijd, aflossingen en zekerheden.
6.2 Rentecontrole (zakelijkheid)
Vergelijkt contractrente met marktindicatie (bijv. referentierente + opslag) en geboekte rente.
Signaal: risico verkapte winstuitdeling bij te lage rente.
6.3 Classificatie lang/kort
Binnen 12 maanden te ontvangen aflossingen als kortlopend, restant langlopend.
6.4 Voorwaarden en zekerheden
Toets op schriftelijke overeenkomst, realistisch schema en deugdelijk onderpand.
6.5 Oninbaarheid
Indicatoren (gemiste betalingen, negatief EV, faillissementsrisico) → berekening voorziening.
Output & rapportage
- Consolidatie‑beslismatrix met onderbouwing en minderheidsbelangen.
- Specificatie financiële vaste activa en verloop per categorie.
- Signaallijst: 🔴 Blockers, 🔴 Kritiek, ⚠️ Let op.
- Journaalpostvoorstellen: afwaarderingen, voorzieningen, wettelijke reserves en reclassificaties.
- Audittrail: beslisregels, OCR‑extracties en bronverwijzingen.
Resultaat voor je kantoor
- Tijdswinst: van 4–5 uur naar ~60 minuten per cliënt met meerdere deelnemingen.
- Kwaliteit & compliance: COS 4410‑conform, materialiteit‑gedreven.
- Risicobeheersing: snelle signalering van consolidatie‑ en aansprakelijkheidsrisico’s.
- Meer advies: minder controlewerk, meer ruimte voor klantwaarde.
Past naadloos bij accountants- en administratiekantoren die het samenstelproces willen moderniseren.
Samenvatting
De module financiële vaste activa van AI4 Accountancy automatiseert 17 controles over deelnemingen, consolidatie en leningen. Je krijgt een onderbouwde beslismatrix, sluitende aansluiting op de balans en heldere signalen voor waardering, voorzieningen en wettelijke reserves. Zo stel je sneller en consistenter samen, met een volledig en controleerbaar samensteldossier.
Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.
AI4 Accountancy, Samenstel AI, accountants- en administratiekantoren, administratiekantoor, samenstelopdracht, samensteldossier, jaarrekening samenstellen, controles financiële vaste activa, financiële vaste activa, consolidatie, equity‑methode, 403‑verklaring, wettelijke reserve, leningen aan verbonden partijen, materialiteit, COS 4410