Ontdek hoe je Gems in Gemini inzet voor accountancy: verschillen met Workspace, privacy, stappenplan, best practices en voorbeelden. Sneller schrijven, beter borgen.

Inleiding

Iedereen gebruikt AI om sneller te werken, maar de uitkomst voelt vaak generiek. Met Gems maak je AI persoonlijk: je geeft een duidelijke rol en instructies, afgestemd op jouw kantoor. Voor accountants betekent dit minder tijd aan teksten en meer tijd voor advies. In deze blog krijg je praktische voorbeelden, het verschil tussen Workspace en Gems, privacy-aandachtspunten en een helder stappenplan. AI4 Accountancy helpt je dit veilig en efficiënt in te richten.

Praktische voorbeelden voor accountancy

Gemini helpt vandaag al met:

  • E-mails samenvatten: lange brieven snel teruggebracht tot kernpunten.
  • Klantbrieven opstellen: concept-jaarrekeningbrief of een nette btw-herinnering.
  • Juridische/fiscale teksten herschrijven: begrijpelijk voor ondernemers.
  • Notulen genereren: overleggen samenvatten tot actiepunten.
  • FAQ-artikelen: standaardvragen documenteren voor je team.

Gems gaan een stap verder: je maakt van deze taken maatwerk met jouw toon, sjablonen en richtlijnen.

Workspace vs. Gems: wat is het verschil?

  • Workspace (Gmail/Docs/Sheets/Meet): directe hulp bij schrijven, samenvatten en herschrijven in de apps die je al gebruikt.
  • Gems (via gemini.google.com): je bouwt je eigen AI-assistent met rol en instructies. Gems staan los van de Workspace-apps en leven ernaast.

Abonnementen en privacy (kort en duidelijk)

  • Voor Gems heb je een betaald plan nodig (bijv. Advanced, Business of Enterprise).
  • Workspace-klanten hebben doorgaans toegang tot Gemini binnen de suite.
  • Bij betaalde plannen worden je gegevens niet gebruikt voor modeltraining; organisaties houden controle over beveiliging en privacy.
  • Borg intern: wie mag wat delen, en welke sjablonen/gegevens zijn toegestaan?

Stappenplan: zo maak je een Gem

  1. Ga naar gemini.google.com en log in met het juiste account.
  2. Klik op “Gems verkennen / Gem-beheerder” → “Nieuwe Gem”.
  3. Geef een naam en schrijf korte, scherpe instructies.
    • Voorbeeld: “Je bent een schrijfcoach voor rapportages. Geef bondige feedback, max. 200 woorden.”
  4. Test in het voorbeeldvenster en verfijn de instructies.
  5. Klik op Opslaan om je Gem beschikbaar te maken voor jezelf en je team.

Effectieve instructies (best practices)

  • Wees concreet: zeg wat de Gem wél en níet doet.
  • Bepaal de toon: zakelijk, vriendelijk of creatief.
  • Gebruik voorbeelden: laat zien wat een goed antwoord is.
  • Stel limieten: bijvoorbeeld maximaal 200 woorden of 5 bullets.

Bestanden en context (handig in gebruik)

  • Je kunt bestanden uploaden in een prompt (max. 10 tegelijk).
  • Documenten tot ca. 100 MB, video’s tot ca. 2 GB.
  • Capaciteit indicatie: gratis gebruikers ~32.000 tokens, betaalde gebruikers tot ~1 miljoen tokens.
  • Let op: bestanden worden niet permanent opgeslagen; upload ze opnieuw indien nodig.

API’s en integraties (technische route)

  • Een Gem koppelt niet zelf aan API’s.
  • Wil je externe data en integraties? Gebruik AI Studio voor prompttests en Gemini API voor eigen koppelingen.
  • Voor organisaties zijn er cloudopties om API’s te beheren en te schalen.

Gebruik in je kantoor (aanpak in 5 stappen)

  1. Kies één use-case (bijv. btw-herinnering of jaarrekeningbrief).
  2. Maak sjablonen met placeholders (bijv. {{klant_naam}}, {{tarief}}, {{deadline}}).
  3. Bouw je Gem met rol, toon en voorbeeldprompts.
  4. Test met geanonimiseerde cases; beoordeel toon, volledigheid en consistentie.
  5. Borg in je workflow: wie maakt, wie reviewt, wie verstuurt, waar sla je op?

Privacy en risicobeheersing

  • Geen privacygevoelige data rechtstreeks invoeren; werk met placeholders en geanonimiseerde documenten.
  • Leg vast wat wel/niet gedeeld mag worden en hoe je versies beheert.
  • Neem gebruik van AI op in je verwerkersovereenkomst (subverwerkers, data-doorgifte, beveiliging).
  • Menselijke review blijft verplicht: AI ondersteunt, de professional beslist.

Samenvatting & takeaways

  • Workspace: AI-hulp in je dagelijkse apps.
  • Gems: je eigen AI-expert met rol en instructies, gebouwd via gemini.google.com.
  • Accountancy: vandaag vooral sterk als schrijf- en denkassistent.
  • Privacy: betaalde plannen bieden extra zekerheden; borg intern beleid.
  • Toekomst: snelle ontwikkelingen, zoals betere beeld- en integratiefuncties.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

gems gemini, gem bouwen, ai-assistent accountancy, workspace vs gems, sjablonen en placeholders, privacy en beveiliging, workflow en kwaliteitsborging, AI4 Accountancy