Ontdek het verschil tussen GPT’s, Gems en Agents. Wanneer gebruik je welke AI-assistent in je kantoor? Praktische voorbeelden voor accountants en administrateurs.

Inleiding

AI-assistenten zijn niet langer een experiment. Je kunt vandaag al zelf een assistent bouwen die werkt volgens jouw werkwijze, met jouw voorbeelden en documenten. Handig voor interne FAQ’s, standaardteksten en repeterende processen. In deze blog leg ik kort uit wat GPT’s, Gems en Agents zijn, wanneer je welke inzet en wat dit betekent voor je kantoor. Je leest praktische voorbeelden voor administrateurs, accountants en belastingadviseurs — met oog voor kwaliteit, risicobeheersing en compliance. En je ziet hoe AI4 Accountancy dit veilig en efficiënt ondersteunt met maandelijkse/dagelijkse controles en realtime cijfers.

Wat zijn GPT’s, Gems en Agents?

GPT’s: maatwerk in een chat-assistent

  • Je legt vaste instructies, voorbeelden en (beleids)documenten vast.
  • Collega’s hoeven geen prompts te herhalen; de assistent volgt je afspraken.
  • Ideaal voor interne FAQ’s en standaardcommunicatie, zoals “Hoe vragen we ontbrekende stukken op?”.
  • Let op: AI ondersteunt; jij blijft eindverantwoordelijk voor inhoud en controle.

Gems: vergelijkbaar concept, andere omgeving

  • Ook hier geef je instructies en bronmateriaal mee.
  • Handig als je kantoor al werkt in een geïntegreerde suite voor mail, documenten en bestanden.
  • Goed voor conceptteksten (adviesmemo’s) en samenvattingen van rapporten.
  • Let op: bewaak versies en bronnen, zeker bij vertrouwelijke dossiers.

Agents: assistenten met workflow-stappen

  • “Agents” combineren tekstgeneratie met acties en data-opvraging.
  • Voorbeeld: notulen van een overleg automatisch genereren en opslaan, of informatie verzamelen uit spreadsheets, documenten en chatkanalen.
  • Er zijn twee niveaus:
    • Eenvoudig: door een medewerker zelf te bouwen (notulen, taken, reminders).
    • Complex: met IT-kennis voor koppelingen met financiële software en HR/loonpakketten; dan spelen security en compliance nadrukkelijk mee.

Wanneer kies je welke?

  • Standaardcommunicatie en kennisborging → GPT’s/Gems
    Consistent taalgebruik, één lijn in klantcommunicatie, minder correctierondes.
  • Meerstaps-processen en data-acties → Agents
    Combineert stappen (ophalen-analyseren-opslaan) en werkt over meerdere systemen heen.
  • Hybride aanpak in je kantoor → GPT + Agent
    Een GPT verzamelt input en stelt concepten op; een Agent zet vervolgstappen uit (archiveren, taken, meldingen).

Toepassingen voor administratie, accountancy en fiscaliteit

  • Interne FAQ’s en werkinstructies
    Snelle antwoorden op “hoe doen wij dit?” met altijd dezelfde, goedgekeurde tekst.
  • Maandrapportages en klantupdates
    Conceptteksten voor mailupdates, met verwijzing naar afwijkingen en vervolgstappen.
  • Dossiercontrole en volledigheid
    Assistent checkt ontbrekende documenten en stelt nette verzoekmails op.
  • Vergadernotulen en actielijsten
    Samenvatting + takenlijst na klantoverleg, inclusief opslag in het juiste dossier.
  • Signalering van advieskansen
    AI detecteert afwijkingen en risico’s; jij bepaalt de duiding en het advies. Met AI4 Accountancy gebeurt detectie structureel en consequent — dagelijks of maandelijks — zodat je sneller en beter kunt adviseren.

Kwaliteit, risico’s en compliance: waar let je op?

  • Menselijke review blijft verplicht
    De AI ondersteunt, maar de professional beslist en autoriseert.
  • Dataminimalisatie
    Alleen relevante documenten en richtlijnen toevoegen.
  • Versiebeheer
    Werk met één bron voor policies en sjablonen om “drift” te voorkomen.
  • Logging en herleidbaarheid
    Bewaar concepten en eindversies in het dossier.
  • Continuïteit
    Automatiseer controles op een vaste frequentie. AI4 Accountancy voert die controles centraal en consistent uit en maakt rapportages en dossiervorming automatisch aan.

Zo start je in 5 stappen

  1. Kies één use-case met duidelijke output (bijv. “ontbrekende stukken opvragen”).
  2. Maak een compact instructiedocument met toon, stappen en voorbeelden.
  3. Voeg veilige voorbeelddata toe (geanonimiseerd waar nodig).
  4. Test met 3–5 dossiers, beoordeel variatie en randgevallen.
  5. Borg in je workflow: wie reviewt, wie verstuurt, waar wordt het opgeslagen?

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

  • Te brede scope → Begin klein; breid daarna uit.
  • Geen eigenaar → Wijs een proceseigenaar aan voor onderhoud en kwaliteit.
  • Onvoldoende logging → Archiveer prompts, versies en besluiten in het klantdossier.
  • Alleen tekst, geen proces → Combineer assistent + vaste frequentie van controles. AI4 Accountancy draait deze controles dagelijks/maandelijks en signaleert afwijkingen en advieskansen, zodat je adviesgesprekken structureel worden.

Voorbeeldscenario’s

  • Administrateur: een GPT/Gem genereert consistente klantmails; een Agent zet opvolgtaken in het systeem en archiveert de mail.
  • Accountant: maandelijkse run signaleert afwijkingen; jij beslist en vult de adviesagenda met acties voor de volgende klantcall.
  • Belastingadviseur: drafts voor adviesmemo’s op basis van interne sjablonen; je controleert de uitgangspunten en onderbouwt de fiscale duiding.

Samenvatting

  • GPT’s en Gems: snelle winst bij standaardcommunicatie en interne kennis.
  • Agents: extra kracht door workflows en acties over meerdere systemen.
  • Professionele regie is onmisbaar: AI ondersteunt, jij beslist.
  • Structurele kwaliteit en efficiency komen uit een vaste cadans van controles met één centrale “controlemotor”. Dat is precies wat AI4 Accountancy levert: automatische controles, realtime inzicht en dossiervorming, zodat jaarwerk geen piekbelasting meer is en je meer tijd hebt voor advies.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

gpt’s, gems, agents, ai-assistent accountancy, standaardcommunicatie, interne faq, workflow automatisering, compliance, kwaliteitsborging, realtime cijfers, advieskansen, AI4 Accountancy