Immateriële vaste activa onder controle met 17 AI-gestuurde checks: activering, afschrijving, impairment en wettelijke reserve. Minder risico, meer snelheid. AI4 Accountancy.
Inleiding
Immateriële vaste activa vragen vakkennis én discipline. Goodwill afschrijven, ontwikkelingskosten activeren, wettelijke reserves bepalen en jaarlijks toetsen op impairment: kleine fouten hebben grote gevolgen voor je jaarrekening en fiscale positie. Met de controlemodule voor immateriële vaste activa van AI4 Accountancy voer je 17 kerncontroles automatisch en consistent uit. Je werkt maandelijks of zelfs dagelijks, zodat je cijfers actueel zijn en je jaarwerk geen piek meer vormt. Zo verschuif je tijd van controle naar advies, terwijl datakwaliteit stijgt.
Wat maakt immateriële vaste activa complex? (goodwill, software, ontwikkeling)
Anders dan materiële activa zijn immateriële vaste activa niet tastbaar en lastiger te waarderen.
Activering (mag het op de balans?)
- Voldoet het aan de activeringsvoorwaarden?
- Zijn toekomstige economische voordelen aannemelijk?
- Moet het juist direct naar kosten?
Afschrijving (duur & percentage)
- Goodwill: fiscaal max. 10% p.j.
- Overige immateriële vaste activa: fiscaal max. 20% p.j.
- Ontwikkelingskosten: over de gebruiksduur
- Software: doorgaans 3–5 jaar
Wettelijke reserve (beperkt uitkeerbaar)
- Bij geactiveerde ontwikkelingskosten verplicht
- Hoogte: gelijk aan de boekwaarde
Impairment (bijzondere waardevermindering)
- Goodwill: jaarlijkse toets verplicht (RJ 210.319)
- Overige immateriële vaste activa: toets bij indicaties
Scope van de module immateriële vaste activa (wat de AI controleert)
Goodwill
- Overnamepremie
- Jaarlijkse impairment-toets
- Fiscale vs. commerciële afschrijving (10%-limiet)
Software
- Gekochte licenties
- Zelf ontwikkelde software (maatwerk)
- Abonnementen/SaaS: niet activeren → kosten
Ontwikkelingskosten
- R&D en productontwikkeling
- Wettelijke reserve verplicht
Intellectueel eigendom
- Patenten, merken, auteursrechten, concessies/vergunningen
Overige immateriële vaste activa
- Knowhow, databases, franchise- en gebruiksrechten
Databronnen
- Boekhoudpakket (grootboek, investeringen, afschrijvingen)
- Dossieromgeving (contracten, ontwikkelrapporten, impairment-stukken)
- Intern assets- en projectregister
0. Dashboard (5 KPI’s)
0.1 Totaalsaldo immateriële vaste activa
Totaal boekwaarde per balansdatum.
Check: sluit aan op de balans en bevat geen negatieve waarden.
Goodwill: €180.000
Software: €45.000
Ontwikkelingskosten: €120.000
Overige IVA: €25.000
------------------------------
Totaal immateriële vaste activa: €370.000
0.2 Goodwill bedrag (kritieke KPI)
- Jaarlijkse impairment verplicht
- Fiscale limiet 10% afschrijving
Goodwill: €180.000
→ Max fiscaal: €18.000/jaar
→ Commercieel geboekt: €25.000/jaar ⚠️
→ €7.000 niet-aftrekbaar
0.3 Ontwikkelingskosten actief
Wettelijke reserve verplicht en gelijk aan de boekwaarde. AI controleert automatisch of de reserve klopt t.o.v. de balans.
0.4 Jaarlijkse afschrijving immateriële vaste activa
Check: sluit aan op verloopstaat, percentages realistisch, fiscale aftrekbaarheid OK.
0.5 Impairment-indicatoren
Voorbeelden: software >5 jaar, stopgezette projecten, negatieve kasstromen, marktwaarde <50% van boekwaarde.
1. Aansluitstaat (4 controles)
1.1 Beginsaldo verificatie 🔴 BLOCKER
Beginsaldo immateriële vaste activa boekjaar = eindsaldo immateriële vaste activa uit jaarrekening vorig boekjaar.
Verschil > €500? → processen stoppen tot opgelost.
1.2 Formulecheck verloopstaat
Beginsaldo
+ Investeringen
- Desinvesteringen
- Afschrijvingen
- Impairments
= Eindsaldo
Signaleert verschillen en onderliggende oorzaken.
1.3 Register immateriële vaste activa vs. grootboek 🔴 BLOCKER
Totaal assets-register = grootboeksaldo (RGS-relevant).
Verschil > €1.000? Eerst oplossen.
1.4 Mutaties compleet
Per mutatie controleert AI: documentatie, datum, bedrag, onderbouwing en juiste categorie.
2. Verloopstaat (6 controles)
2.1 Investeringen compleetheid
Splitsing externe aankopen vs. eigen ontwikkeling.
Controle: contract/factuur, activeringsvoorwaarden, materialiteit (>€1.000), juiste categorie.
2.2 Activeringsvoorwaarden (RJ 210.303) 🔴 KRITIEK
Alle 5 moeten “ja” zijn:
- technisch haalbaar, 2) intentie afronden, 3) economisch voordeel, 4) middelen beschikbaar, 5) kosten betrouwbaar meetbaar.
Twijfel? → naar kosten.
2.3 Afschrijvingspercentages
Norm vs. praktijk per categorie; signaal bij overschrijding fiscale limieten (10% goodwill, 20% overig) met VPB-impact.
2.4 Desinvestering-detectie
Zoekt op trefwoorden én RGS-codes (negatieve mutaties, verkoopresultaat, afboekingen). Controle op boekwinst/-verlies en verwijdering uit register.
2.5 Afschrijving: grootboek vs. register
AI vergelijkt totalen en licht verschillen uit (bijv. dubbele boeking of vergeten update).
2.6 Materialiteit
Toetst individuele afschrijvingen aan drempel (bijv. max(€5.000, 2% balanstotaal)) en vraagt toelichting waar nodig.
3. Specificatie & detailcontroles (7 controles)
3.1 Boekwaardeformule per activum
Aanschafwaarde − cumulatieve afschrijving = boekwaarde. Afwijking? AI wijst naar oorzaak (bijv. vergeten impairment).
3.2 Impairment-indicatoren
Risicoscore op o.a. geen opbrengsten, negatieve marge, veroudering, stopzetting, gedaalde marktwaarde.
≥70 punten → impairment-toets verplicht met journaalvoorstel.
3.3 Goodwill: jaarlijkse impairment 🔴 BLOCKER
Controle op aanwezigheid, datum (binnen boekjaar) en conclusie van de toets. Ontbreekt documentatie? Jaarrekening niet compleet.
3.4 Negatieve boekwaarde
Onmogelijk → altijd fout (te veel afgeschreven, dubbele impairment, verkeerde aanschafwaarde).
3.5 Fiscale limieten afschrijving 🔴 HOOG
Berekening niet-aftrekbare bedragen en latente belastingen bij overschrijding (10%/20%) inclusief VPB-impact.
3.6 Classificatie juistheid
Voorbeelden:
✅ ERP-licentie → Software licenties
✅ Overnamepremie → Goodwill
❌ SaaS-abonnement → activeren (moet naar kosten)
❌ Researchfase → activeren (meestal kosten)
3.7 Realistische levensduur
Bandbreedtes: goodwill 5–20 jaar (fiscaal max. 10), software 3–7 jaar, patenten t/m resterende looptijd, ontwikkeling 3–7 jaar. AI signaleert onrealistische termijnen.
4. Wettelijke reserve (1 controle)
4.1 Reserve bij ontwikkelingskosten 🔴 KRITIEK
Reserve = som boekwaarden geactiveerde ontwikkelingskosten. Tekort ≥ €1.000? Correctie journaalpost en lagere uitkeerbare winst.
5. Cross-checks (2 controles)
5.1 Geen overlap met andere activa
Zoekt dubbeltellingen (bijv. website zowel als immateriële vaste activa én als vooruitbetaald).
5.2 Afschrijving immateriële vaste activa vs. W&V
Totaal afschrijving sluit aan op de winst- en verliesrekening; signaal bij verschillen.
Output & rapportage (automatisch)
Specificatie (verloop per categorie en per activum), signaallijst (BLOCKER/KRITIEK/ATTENTIE), journaalpost-voorstellen, impairment-checklist & template, en fiscale impactanalyse (commercieel vs. fiscaal, latente belasting, VPB-effect). Hierdoor verplaats je uren van controle naar advies en schaal je het aantal administraties per FTE op, tegen lineaire platformkosten.
Praktijkvoorbeeld (geanonimiseerd)
Situatie
- Goodwill: €180.000
- Software-licentie: €45.000
- Ontwikkeling product: €120.000
- Patent: €25.000
AI-run (enkele minuten)
- Dashboard: totaal immateriële vaste activa €370.000; wettelijke reserve nodig bij ontwikkeling
- Aansluitstaat: beginsaldo boekjaar = eindsaldo vorig boekjaar; formule sluit
- Activering/afschrijving: voorwaarden OK, percentages realistisch; fiscaal verschil op goodwill gemeld
- Impairment: goodwill-toets ontbreekt → 🔴 BLOCKER
- Reserve: tekort gesignaleerd → journaalpostvoorstel
- Fiscaal: niet-aftrekbaar deel berekend + latente belasting
Resultaat
- 2 BLOCKERS opgelost met document en correctie
- 3 ATTENTIE-punten verwerkt
- Jaarrekening compliant, fiscaal kloppend, minder risico
Samenvatting
Met de controlemodule voor immateriële vaste activa van AI4 Accountancy automatiseer je 17 kritieke controles: van activering tot impairment en wettelijke reserve. Je voorkomt fouten, borgt fiscale limieten (10%/20%) en krijgt kant-en-klare rapportage en journaalposten. Het platform draait doorlopend, zodat je cijfers actueel zijn en jij tijd wint voor advies.
Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.
immateriële vaste activa, controlemodule immateriële vaste activa, goodwill impairment, wettelijke reserve ontwikkelingskosten, fiscale afschrijving 10% 20%, AI4 Accountancy