Versnel jaarrekening samenstellen. 15 AI‑checks voor bankafstemming, kas, digitale wallets en valuta‑herwaardering. Minder risico, scherpere cijfers. AI4 Accountancy.

Inleiding

Liquide middelen lijken eenvoudig: wat staat er op de bank en in kas? In de praktijk sluipen er toch fouten in: ontbrekende rekeningen, negatieve kassaldi, vergeten digitale wallets of niet geherwaardeerde valuta. Dat vertekent je liquiditeitsbeeld en kan vragen opleveren bij kredietaanvragen. Met de liquide‑middelenmodule van AI4 Accountancy check je cijfers doorlopend en stel je sneller samen. De module combineert bankkoppelingen, OCR en beslislogica om 15 kernchecks automatisch uit te voeren: van bankafstemming en kas tot wallets en valuta‑herwaardering. Resultaat: betrouwbare cijfers, minder risico en meer tijd voor advies.

Wat valt onder liquide middelen (en waarom het telt)

  • Liquiditeit: directe betaalmiddelen op bank, in kas en bij PSP’s; dit is je “ademruimte”.
  • Verificatie: ogenschijnlijk eenvoudig (banksaldo = afschrift), maar volledigheid gaat vaak mis.
  • Volledigheid: naast bankrekeningen ook kas, digitale wallets, deposito’s <12 maanden en kruisposten.
  • Waardering: nominale waarde in EUR; valutarekeningen herwaarderen per balansdatum; negatieve banksaldi klasseren als kortlopende schuld.

Scope van de module

Bankrekeningen
Betaal‑ en spaarrekeningen, deposito’s (<12 mnd), valutarekeningen, kredietfaciliteiten (roodstand).
Kas
Kassaldi per locatie, kastellingen, negatieve kasdetectie, cut‑off.
Digitale wallets
PSP‑saldi (bijv. PayPal/Stripe/Mollie/Wise), pending bedragen, uitbetalingsschema’s.
Kruisposten
Nog af te letteren posten, tussenrekeningen en transititems.
Valuta
Herwaardering per balansdatum met officiële slotkoersen; resultaat naar P&L.

Dashboard (6 KPI’s)

1) Totaal liquide middelen

Totaal banksaldi + kas + wallets + deposito’s – kruisposten per balansdatum; geen grote negatieve posten.

2) Banksaldi per rekening

Per rekening het saldo en status (binnen kredietfaciliteit of niet). Overschrijding = direct signaal.

3) Kassaldi per locatie

Negatieve kas is fysiek onmogelijk → altijd herstellen. Regelmatige kastelling vereist.

4) Digitale wallets

Neem PSP‑saldi en pending bedragen op. Wallets worden vaak vergeten terwijl ze wél liquide zijn.

5) Kruisposten

Houd tussenrekeningen klein. Oude of hoge kruisposten duiden op onafgeletterde posten.

6) Negatieve saldi

Detectie van negatieve kas/bank zonder faciliteit; herclassificatie of correctie noodzakelijk.

Aansluitstaat (4 checks)

Beginsaldo boekjaar = eindsaldo vorig boekjaar (🔴 bij >€1.000 verschil).
Verloopformule: beginsaldo + ontvangsten – betalingen ± bankmutaties (rente/kosten/koers) = eindsaldo.
Administratie ↔ afschrift per rekening (🔴 >€1.000 onverklaard).
Kas admin ↔ telling met drempels en journaalpost bij verschil.

Bankafstemming (5 checks)

Onafgeletterde posten – transactie staat wel op afschrift maar niet in de administratie (of andersom).
Kruisposten detail – pinbatches, overboekingen onderweg, bankkosten; oud >3 mnd? uitzoeken en boeken.
Cut‑off – boek op valuta‑/afschriftdatum, niet op factuurdatum; corrigeer posten rond de balansdatum.
Grote mutaties (>€10.000) – onderbouwing vereist; anders signaal naar relatiebeheerder.
Valuta‑herwaardering – alle valutarekeningen herwaarderen met officiële slotkoers per balansdatum; journaalpost automatisch.

Kas & digitale wallets (5 checks)

Negatieve kas (🔴 blocker) – eerst oorzaak vinden en herstellen.
Kasspecificatie – kastelling per locatie; verschil >€50 boeken als kasverschil en analyseren.
Cut‑off kas – opnames/stortingen rond balansdatum op de juiste datum verwerken.
Compleetheid wallets – alle PSP‑rekeningen opnemen, inclusief pending bedragen.
PSP‑reconciliatie – walletsaldo + pending = totaal; maak “pending” afzonderlijk inzichtelijk.

Output voor je samensteldossier

  • Specificatie liquide middelen per bank, kas en wallet (saldo, afschrift, verschillen, kruisposten).
  • Signaallijst met prioriteit (🔴/⚠️/✅) en materialiteit.
  • Journaalpostvoorstellen: kasverschillen, valuta‑herwaardering, cut‑off, ontbrekende wallets.
  • KPI‑dashboard: liquiditeitstrend, saldo per rekening, kruisposten en valutaresultaten.
  • Audittrail: onderbouwing, berekeningen en bronbestanden.

Praktische richtlijnen (sneller samenstellen)

  • Draai doorlopend (maandelijks/wekelijk) i.p.v. alleen bij jaareinde.
  • Materialiteit‑gedreven: focus op posten die er toe doen.
  • Rollen & routing: taken naar de juiste collega (relatiebeheerder/fiscalist).
  • Boekjaar vs. vorig boekjaar: vergelijk trends in saldi, kruisposten en valutaresultaten.

Veelvoorkomende fouten (en de fix)

  • Wallet vergeten → voeg PSP‑rekening + pending toe; boek uitbetalingen correct.
  • Valuta niet geherwaardeerd → herwaardeer per balansdatum met officiële koers.
  • Negatieve kas → onmogelijk; onderzoek opname/storting en herstel.
  • Grote kruisposten → licht toe of werk af; oud >3 mnd uitboeken.
  • Cut‑off fouten → boek op afschriftdatum; herclassificeer betalingen/ontvangsten rond de balansdatum.

Samenvatting

Met de liquide‑middelenmodule van AI4 Accountancy check je bank, kas en wallets automatisch en stel je sneller samen. Je sluit beginsaldi aan, reconcilieert per rekening, herwaardeert valuta en borgt volledigheid (inclusief pending PSP‑transacties). Dat levert strak, controleerbaar liquiditeitscijfermateriaal op — met focus op boekjaar en vergelijking met vorig boekjaar.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

liquide middelen, bankafstemming, kasverschil, digitale wallets, valuta‑herwaardering, kruisposten, pending PSP, jaarrekening samenstellen, samensteldossier, accountants‑ en administratiekantoren, AI4 Accountancy