Materiële vaste activa geautomatiseerd controleren met 15 AI‑gestuurde checks. Minder risico, sneller samenstellen en beter dossier. COS 4410.

Inleiding

Het controleren van materiële vaste activa kost vaak veel tijd: beginsaldi nalopen, afschrijvingen verifiëren, desinvesteringen traceren en documentatie verzamelen. Met Samenstel AI van AI4 Accountancy automatiseer je dit werk en versnel je het samenstelproces binnen accountants- en administratiekantoren. De module materiële vaste activa voert 15 kerncontroles volledig automatisch uit, prioriteert signalen op materialiteit en zet concrete journaalpostvoorstellen klaar. Zo bouw je aan een solide samensteldossier en verkort je de tijd om de jaarrekening samen te stellen. Jij reviewt en adviseert; de AI doet het repetitieve controlewerk.

Hoe Samenstel AI het samenstelproces versnelt

  • Doorlopend controleren: maandelijks of dagelijks runnen, niet alleen aan het jaareinde.
  • Materialiteit‑gedreven: focus op wat voor de jaarrekening echt telt.
  • Dossiervorming: documenten, signalen en correcties centraal vastgelegd; makkelijker reviewen en rapporteren.
  • Rollen en routing: fiscalist, relatiebeheerder of accountant krijgt automatisch de juiste taken.
  • Geschikt voor accountants‑ én administratiekantoor: sluit aan op werkprocessen van kleine en middelgrote kantoren.

Wat controleert de module materiële vaste activa?

De module leest je financiële data en documentatie in, koppelt mutaties aan RGS‑rubrieken en draait onderstaande controles. Afwijkingen komen in een signaallijst met prioriteit, duidelijke toelichting en een voorstel voor de vervolgactie. Resultaat: snellere dossiervorming, hogere kwaliteit en meer tijd voor advies door jouw kantoor.

Scope

  • Bedrijfsgebouwen
  • Machines en installaties
  • Vervoermiddelen
  • Inventaris en inrichting
  • Computers en hardware

Sectie 1 — Aansluitstaat (3 controles)

1.1 Beginsaldo‑verificatie 🔴 Kritiek
Doel: beginsaldo materiële vaste activa van het huidige boekjaar = eindsaldo vorig boekjaar.

Werkwijze
Vergelijkt eindsaldo vorig boekjaar (dossier) met beginsaldo huidig boekjaar (administratie/boekhoudpakket).

Signaleringsdrempel:
✅ OK: verschil = €0
⚠️ Let op: €1–€500 (afronding)
🔴 Kritiek: > €500 of > 1% van saldo
Bij een kritieke afwijking pauzeert de module vervolgcontroles en stelt een journaalpost voor. Dit voorkomt dat je op een verkeerde basis gaat samenstellen.

1.2 Formulecheck Aansluitstaat
Formule: beginsaldo + investeringen − desinvesteringen − afschrijvingen = eindsaldo.
Berekent verwacht eindsaldo op basis van mutaties.
Vergelijkt met balanssaldo.
Materialiteit: €500 of 1% van totaal materiële vaste activa (de hoogste van beide).
Bij afwijking krijg je een signaal met herkomst (bijv. ontbrekende investering) en een correctievoorstel.

1.3 Balans ↔ assets‑register matching 🔴 Kritiek
Telt boekwaarden per activum en matcht met grootboeksaldo (RGS‑reeks voor materiële vaste activa, bijv. BMva%).
Controleert of elk activum in het register ook boekhoudkundig voorkomt.
Kritiek bij verschil > €1.000 (register/boekhouding uit sync).
Zo borg je dat het samensteldossier aansluit op de administratie.

Sectie 2 — Verloopstaat (6 controles)

2.1 Compleetheid investeringen
Vergelijkt toevoegingen (RGS aanschafwaarde) met nieuwe activa in het register.
Overzicht: ✅ match, ⚠️ ontbreekt in register, ⚠️ ontbreekt in boekhouding, 🔴 materieel verschil.
Helpt administratiekantoren om investeringen snel en volledig te activeren.

2.2 Detectie desinvesteringen
Spoort verkopen/afvoeren op via mutatiepatronen en trefwoorden (boekwinst/‑verlies).
Checkt of het activum correct is afgeboekt in register en boekhouding.
Herkent indirecte signalen: onverwachte daling boekwaarde, nul‑boekwaarde vóór einde levensduur, credit op aanschafwaarde.

2.3 Documentatiecheck
Voor elke investering > €1.000 (of materieel): is er een gekoppelde factuur?
Matcht factuurbedrag met activatiebedrag.
Zonder factuur: risico op btw‑, fiscaal‑ en dossiertekort bij de samenstelopdracht.

2.4 Afschrijving: grootboek vs. assets‑register
Som individuele afschrijvingen = geboekte afschrijvingskosten (RGS WAfsAmv%).
Signaleert verschillen, o.a. door handmatige boekingen, verkeerd percentage of ontbrekende pro‑rata.
Versnelt review in het samenstelproces.

2.5 Consistentie afschrijvingsmethode
Vergelijkt methode per activum jaar‑op‑jaar (lineair/degressief/productie).
Signaal bij wijziging zonder onderbouwing.
Voldoet aan COS 4410: wisselen kan alleen met geldige reden (onderbouwing gevraagd).

2.6 Materialiteit afschrijvingen
Markeert individuele afschrijvingen die materieel zijn t.o.v. de jaarrekening.
Materialiteitsanker: max(€5.000, 2% van balanstotaal) → extra aandacht en toelichting.
Dit helpt accountantskantoren om consistent te samenstellen.

Sectie 3 — Specificatie per activum (6 controles)

3.1 Boekwaardeformule per activum
Controle: aanschafwaarde − cumulatieve afschrijving = boekwaarde.
Signaal bij verschillen; toont berekening en afwijking per activum.

3.2 Validatie afschrijvingspercentages
Richtsnoeren

  • Gebouwen: 2–3%
  • Computers/ICT: 20–33%
  • Machines: 10–20%
  • Auto’s: 20–25%
  • Inventaris: 10–20%
    Signaal bij >20% afwijking van bandbreedte (te snel/langzaam afschrijven = waarderings‑ of fiscaal risico).
    Zo blijft je samensteldossier controleerbaar en onderbouwd.

3.3 Impairment‑indicatoren
Signaleert o.a. niet‑in‑gebruik zijnde activa met boekwaarde, technologische veroudering, schade, of marktwaarde < boekwaarde.
Advies: voer impairmenttest uit en documenteer uitkomst in het dossier.

3.4 Negatieve boekwaarde
Detecteert cumulatieve afschrijving > aanschafwaarde of invoerfouten.
Altijd 🔴 Kritiek.

3.5 Fiscale toets
Toetst commerciële afschrijving aan fiscale maxima/bandbreedtes.
Signaleert tijdelijk verschil en vraagt (indien relevant) om latente belastingberekening en fiscale onderbouwing.
Helpt bij effectieve dossiervorming voor de samenstelopdracht.

3.6 Cut‑off analyse
Scant facturen rond balansdatum (± 2 maanden).
Vergelijkt factuur‑ vs. boekingsdatum en in‑gebruik‑name.
Voorstel voor correctie bij materiële cut‑off fouten (te late/te vroege activatie of afboeking).
Dit voorkomt verrassingen bij het jaarrekening samenstellen.

Signaallijst, journaalposten en dossiervorming

Signaallijst
🔴 Kritiek (eerst), ⚠️ Let op (review), ✅ OK (afgemeld).
Per signaal: naam/nummer, prioriteit, bedrag, materialiteit (ja/nee), verantwoordelijke rol, duidelijke omschrijving en aanbevolen actie.

Journaalpostvoorstellen
Datum, debet/credit, bedrag, omschrijving en onderbouwing.
Exporteerbaar naar Excel of PDF voor je dossier.

Dossiervorming
Consistent opgebouwd; rapportages en specificaties blijven centraal beschikbaar.
Ondersteunt kantoren bij efficiënt en compliant samenstellen.

Wat levert dit je op?

  • Tijdswinst: de AI draait controles doorlopend; jij reviewt signalen in minuten.
  • Kwaliteit & compliance: COS 4410‑conform en materialiteit‑gedreven focus.
  • Realtime inzicht: up‑to‑date cijfers voor betere besluitvorming.
  • Meer advies: minder controlewerk = meer klantimpact.
    Dit sluit aan bij onze kern: AI stelt samen. Jij geeft betekenis.

Samenvatting

Met de module materiële vaste activa van AI4 Accountancy en Samenstel AI automatiseer je 15 essentiële controles. Je voorkomt fouten vroeg in het jaar, borgt consistentie met COS 4410 en werkt materialiteit‑gedreven. Zo verschuift tijd van controle naar advies—precies waar accountants‑ en administratiekantoren waarde toevoegen.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

AI4 Accountancy, Samenstel AI, accountants‑ en administratiekantoren, administratiekantoor, samenstelopdracht, samensteldossier, jaarrekening samenstellen, controles materiële vaste activa, materiële vaste activa, assets‑register, afschrijvingen, materialiteit, dossiervorming samenstellen, COS 4410