Borg OHW met AI4 Accountancy: contract-OCR, voortgangscontrole (POC), termijnreconciliatie en verliesvoorzieningen. Minder risico, sneller dossier, COS 4410-proof.

Inleiding

OHW (onderhanden werk) staat of valt met goede contracten en sluitende documentatie. Zonder actuele contractwaarde, change orders en voortgangsrapportages is POC onbetrouwbaar, lopen termijnen uit de pas en mis je verliesprojecten. De OHW-module van AI4 Accountancy leest contracten, mail en rapportages automatisch uit (OCR + AI), koppelt die aan je projectcijfers en zet duidelijke signalen en journaalvoorstellen klaar. Jij beoordeelt; de AI doet het speur- en rekenwerk.

Essentiële documentatie (wat hoort er écht in je dossier?)

  • Contract / offerte – scope, prijs, leverafspraken.
  • Change orders – meer-/minderwerk verwerkt in contractwaarde (CV).
  • Voortgangsrapportages – % gereed, issues, planning.
  • Nacalculaties – werkelijk vs. begroting (EAC/EAC-update).
  • Opleverdocumenten – deel- of eindoplevering, acceptatie.
  • Correspondentie – claims, kwaliteit, uitstel, disputen.
Tip: leg per project een “OHW-map” vast met vaste tabs: Contract, CO’s, Voortgang, Nacalculatie, Termijnen, Correspondentie.

Document intelligence: wat haalt de AI eruit?

Uit contracten

  • Contractwaarde (incl. opties/meerwerk), betalingstermijnen.
  • Geplande opleverdatum, boeteclausules, garantievoorwaarden.

Uit voortgangsrapportages

  • % gereed en EAC-updates.
  • Risico’s/issues en scope-wijzigingen met datum en impact.

Uit e-mail/correspondentie

  • Meerwerkverzoeken, uitstel/claims, kwaliteitsdiscussies.

Gebruik in de module

  • EAC-validatie: zijn CO’s en prijsindexatie meegenomen?
  • Verliesrisico: claim/boete → conservatievere POC of voorziening.
  • Voortgang: matcht extern gerapporteerd % met interne uren/kosten?

Crossmodule integratie (alles moet kloppen)

Van Debiteuren (termijnen)

  • Termijnfacturen verlagen OHW en zijn geen omzet.
  • AI controleert: geboekte termijnen ↔ termijnoverzicht ↔ saldo OHW; signaal bij vooruit gefactureerd (credit OHW).

Van Crediteuren (projectkosten)

  • Late facturen en leverdatum vs. factuurdatum voor cut-off.
  • Koppeling per project; accruals als kosten in december horen.

Naar Omzet

  • POC-omzet = projectomzet, niet dubbel met termijnen.
  • January-scan: facturen januari met prestatie december → reverse cut-off.

Naar Voorzieningen

  • Verliesvoorziening: OHW-berekening ↔ geboekte voorziening.
  • Mutaties in verliesprojecten met toelichting per project.

Werkwijze in de praktijk (stappenplan)

  1. Upload & sync: contracten, CO’s, voortgang, termijnen, (na)calculaties.
  2. AI-extractie: CV, termijnen, boetes/garantie, geplande oplevering; % gereed uit rapportages.
  3. POC-controle: voortgang × CV = te verantwoorden omzet; vergelijking met geboekte OHW/omzet.
  4. Termijnreconciliatie: termijnen vs. OHW; vooruit gefactureerd → signaal.
  5. Cut-off: late inkoopfacturen en januari-verzonden verkoopfacturen met dec-prestatie.
  6. Verliescheck: EAC < CV? direct voorziening + tekstvoorstel.
  7. Dossieroutput: berekeningen, afwijkingen, CO-log, claims, journaalposten.

KPI’s & alerts die ertoe doen

  • POC-gap: POC-omzet berekend vs. geboekt (€/%).
  • Termijn-OHW mismatch: vooruit gefactureerd / achterstand.
  • EAC-delta: laatste 30 dagen wijziging in EAC >5% → review.
  • Claim/boete-indicator: trefwoorden gevonden → voorzieningstoets.
  • Langlopers: projecten >2 jaar → cumulatieve POC-controle verplicht.

Grote, langlopende en claim-projecten (extra checks)

  • > €500k: senior-review, externe voortgangsbevestiging, maandelijkse EAC-update.
  • > 2 jaar: consistentie POC-methode over jaren, cumulative catch-up, indexatie verwerkt?
  • Claims: worst-case inschatting, juridische duiding, aparte voorziening en dossiernotitie.

Journaalvoorbeelden (klaar met één klik)

Termijn verrekend met OHW

Debet  Debiteuren                         €X
Credit Termijnfacturen                   €X
-- Verrekening --
Debet  Termijnfacturen                   €X
Credit Onderhanden werk                  €X
Oms: Termijn [nr] Q4 – vermindert OHW, geen omzet

POC-omzet (catch-up)

Debet  Onderhanden werk                  €Y
Credit Omzet projecten                   €Y
Oms: POC-correctie t/m 31-12 (voortgang % bevestigd)

Verliesvoorziening project

Debet  Projectlasten verliezen           €Z
Credit Voorziening verliesproject        €Z
Oms: EAC < contractwaarde – voorziening

Voordelen voor jouw kantoor en klanten

  • Tijdsbesparing: 4–8 uur handwerk → minuten review per OHW-dossier.
  • Betere detectie: verliesprojecten, cut-off en termijnfouten komen systematisch boven.
  • COS 4410-proof: complete berekeningen, CO-log, claimdossier en toelichting.
  • Managementwaarde: realtime inzicht in voortgang, marge, facturatie-status en liquiditeit.

Roadmap (in ontwikkeling)

  • Predictieve EAC-alerts (“lijkt op eerder verliesproject”).
  • Auto-nacalculatie: offerte vs. werkelijkheid met oorzakenanalyse.
  • Realtime dashboards met afwijkingsalerts.
  • Contract-AI 2.0: complexe clausules (bonus/malus, index, LD’s) volledig uitlezen.
  • Benchmark: jouw projectmarges vs. geanonimiseerde branche.

Samenvatting

OHW vraagt om strakke contract- en documentbeheersing. Met AI4 Accountancy haal je CO’s, claims en voortgang automatisch naar voren, reconcile je termijnen met OHW en borg je POC, cut-off en verliesvoorzieningen — mét één-klik boekingen en een dossier dat elke review doorstaat.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

onderhanden werk, POC, contractanalyse, change orders, termijnfacturen, EAC, verliesvoorziening, cut-off, COS 4410, OCR, projectmarge, AI4 Accountancy, compliance, risicobeheersing, efficiëntie