Automatiseer overige kortlopende schulden met AI4 Accountancy: herclassificatie, RC-DGA, vooruitontvangen bedragen en te betalen rente. Minder risico, betere liquiditeit.

Inleiding

Crediteuren en overlopende passiva krijgen vaak de aandacht. Tussen die bekende posten zitten echter overige kortlopende schulden die klein lijken, maar groot uitpakken voor liquiditeit, fiscale risico’s en presentatie. Denk aan het kortlopende deel van leningen, bankschulden (RC), vooruitontvangen bedragen, te betalen rente en rechtsvorm-specifieke verplichtingen. Met AI4 Accountancy automatiseer je de controles hierop: van contractanalyse en cut-off tot journaalpostvoorstellen en toelichting voor de jaarrekening.

Wat valt onder “overige kortlopende schulden”?

  • Kortlopende leningen en kortlopend deel van langlopende leningen.
  • Bankschulden kort (rekening-courant, creditcards, doorlopend krediet).
  • Vooruitontvangen bedragen (omzet voor prestaties ná balansdatum).
  • Te betalen rente (opgelopen, nog niet gefactureerd of betaald).
  • Rechtsvorm-specifiek: VPB-schatting, dividendverplichtingen, rekening-courant DGA; bij EZ/VOF: kapitaal- en vennotenrekeningen.

Kortlopende leningen & herclassificatie: de precisiecheck

Waarom belangrijk? Een vergeten herclassificatie maakt je current ratio kunstmatig beter en vertekent het werkkapitaal.

Voorbeeld
Banklening €120.000, jaarlijkse aflossing €24.000. Per balansdatum hoort €24.000 in kortlopend te staan.
AI-check (AI4 Accountancy):

  • Leest aflossingsschema’s (OCR) uit contracten.
  • Berekent het kortlopende deel per 31/12.
  • Vergelijkt met de boeking en stelt zo nodig een journaalpost voor:
Debet  Langlopende schuld                 €24.000
Credit Kortlopend deel langlopend         €24.000
Omschrijving: herclassificatie aflossing <12 maanden

Bankschulden kort: RC of ongeautoriseerd debet?

Wat kijk je na? Is de negatieve stand een benut krediet of een “per ongeluk” debet?
AI-check: vergelijkt boekhouding met bankspecificaties.

  • Boekhouding €15.000 negatief en bank toont RC-faciliteit? → logisch.
  • Wel RC-contract, geen toelichting in jaarrekening? → signaal met teksttemplate.

Vooruitontvangen bedragen: omzet niet te vroeg boeken

Kernprincipe: je mag pas omzet nemen wanneer de prestatie is geleverd.
Voorbeeld
Softwarelicentie december gefactureerd €12.000 voor volgend jaar.
Correcte boeking bij ontvangst:

  • Debet Bank €12.000
  • Credit Vooruitontvangen bedragen €12.000
    Vrijval: €1.000 omzet per maand in het nieuwe boekjaar.
    AI-check: scant decemberfacturen op jaartallen (“licentie 2026”), toekomstdata en patroon. Staat deze factuur toch als omzet in het oude jaar? → critical met correctievoorstel.

Te betalen rente: de vergeten maand(en)

Wanneer ontstaat dit? Bij maand- of kwartaalrente die op 31/12 is opgelopen.
Voorbeeld
Kwartaalrente; op 31/12 staan 2 maanden open.
AI-check: haalt rentepercentages en laatste rentebetalingsdatum uit het contract en berekent de opgelopen rente. Afwijking >€100 of >10% → signaal.
Journaalpost:

Debet  Rentelasten                       €X
Credit Nog te betalen rente              €X
Omschrijving: opgelopen rente t/m 31-12

Rechtsvorm-specifieke aandachtspunten

BV/NV

  • VPB-schatting: AI koppelt aan fiscale positie en controleert marges.
  • Dividendverplichtingen: besluit vóór balansdatum maar betaling erna? → als schuld opnemen; AI controleert ook de uitkeringstoets (vrij uitkeerbaar vermogen).
  • Rekening-courant DGA (schuld van de BV aan DGA): check op overeenkomst, marktconforme rente en looptijd. >€500.000? Dan verhoogde fiscale aandacht; stuur door naar fiscalist.

EZ/VOF/Maatschap

  • Kapitaal en rekening-courant vennoten: aansluiting op balans, verdeling volgens contract en signalen bij debetstanden die structureel zijn.

Cut-off rond balansdatum: ±5 dagen scherp

Waarom? Grote betalingen net na balansdatum of vooruitbetalingen net ervoor onthullen vaak presentatie-fouten.
AI-check: zoekt naar:

  • Uitgaande betalingen >€1.000 in de eerste dagen van januari voor facturen van vóór balansdatum.
  • Ontvangsten eind december met omschrijvingen als “voorschot Q1” → vooruitontvangen bedragen.

Liquiditeit en ratio’s: direct effect

  • Current ratio = vlottende activa / kortlopende schulden.
  • Quick ratio = (vlottende activa – voorraden) / kortlopende schulden.
  • Werkkapitaal = vlottende activa – kortlopende schulden.
    AI-check: toont de impact van (vergeten) herclassificaties of vooruitontvangen omzet op deze kengetallen en vergelijkt met vorig jaar en branchebandbreedtes.

Workflow met AI4 Accountancy (4 stappen)

  1. Synchroniseer administratie (balans, open posten, bank).
  2. Upload kernstukken (leningcontracten, AVA-notulen, RC-overeenkomsten).
  3. Start analyse: herclassificatie, bankschulden, vooruitontvangen, rente, rechtsvorm-checks.
  4. Review & boek: keur voorstellen goed, voeg toelichtingstekst toe, leg audittrail vast.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

  • Herclassificatie vergeten → maandelijkse AI-run met automatische voorstelposten.
  • Vooruitgefactureerde omzet als omzet boeken → decemberscan op jaartallen en vrijvalschema.
  • RC-DGA zonder overeenkomst/rente → documentuitvraag en rente-sanity check.
  • Rentereservering overslaan → contractgedreven renteberekening per 31/12.

Praktijkcase (samengevat)

BV, omzet €2,5 mln, winst €180k.

  • Critical: €80k herclassificatie lening ontbreekt → boeking voorgesteld en verwerkt.
  • Warning: licentie “jaar 2026” in omzet 2025 → correctie naar vooruitontvangen + vrijvalschema.
  • Info: RC-DGA €180k met 4% rente, overeenkomst aanwezig → akkoord.
  • Warning: te betalen rente €3,2k ontbreekt → reservering geboekt.
    Resultaat: correcte presentatie, zuivere ratio’s, strak dossier in minuten i.p.v. uren.

Samenvatting

Overige kortlopende schulden lijken klein, maar bepalen je liquiditeit, fiscale risico’s en dossierkwaliteit. Met AI4 Accountancy automatiseer je herclassificatie, RC-DGA-checks, vooruitontvangen bedragen, te betalen rente, cut-off en toelichting. Zo voorkom je verrassingen, versnel je samenstelwerk en lever je een navolgbare jaarrekening af.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

overige kortlopende schulden, herclassificatie kortlopend deel, rekening-courant DGA, vooruitontvangen bedragen, te betalen rente, current ratio, quick ratio, werkkapitaal, cut-off, audittrail, jaarrekening, samenstelwerk, AI4 Accountancy, compliance, risicobeheersing, efficiëntie