Volledige automatisering van jaarafgrenzing met 12 AI-checks. Minder risico, hogere kwaliteit en duidelijke acties voor vooruitbetaalde kosten, vorderingen en kruisposten.

Inleiding

Overlopende activa zijn vaak klein per post, maar groot in impact. Als kosten of opbrengsten in het verkeerde jaar staan, klopt je winst niet en loop je fiscale en rapportagerisico’s. Met de Overlopende Activa Module in AI4 Accountancy automatiseer je 12 controles die je normaal handmatig doet: van vooruitbetaalde verzekeringen en huur tot nog te factureren omzet en de afwikkeling van kruisposten. Het resultaat: consequent toegepaste jaarafgrenzing, minder fouten en sneller samenstelwerk — als continu proces, niet alleen bij jaareinde. AI voert de controles uit; jij beoordeelt de signalen en beslist. Zo heb je maandelijks actuele cijfers en een strak dossier zonder piekdruk.

Waarom overlopende activa cruciaal zijn

Matching-principe (periodeafbakening). Je boekt kosten en opbrengsten in het jaar waarin de prestatie hoort, niet wanneer betaald of gefactureerd.
Effect op winst en aangifte. Onjuiste afgrenzing leidt tot overschatte/onderschatte resultaten en vragen van bank of fiscus.
Kwaliteit & compliance. Strakke cut-off verkleint risico’s en versterkt je samensteldossier.

Wat de module automatisch controleert (12 checks)

Vooruitbetaalde kosten

  • Verzekeringen
  • Huur/lease
  • Abonnementen en onderhoudscontracten
  • Energie-voorschotten (G-stuk)
    De AI leest facturen en contracten, herkent de periode en berekent pro rata de afgrenzing.

Nog te ontvangen opbrengsten

  • Nog te factureren omzet (projectvoortgang/uren)
  • Toegewezen subsidies
  • Rente te vorderen
  • Contractuele leverancierskortingen
    De AI koppelt documenten en voortgangsinfo aan je administratie en signaleert ontbrekende boekingen.

Kruisposten

  • Bank-tussenrekeningen, pinbatches, overboekingen onderweg
    De AI monitort afwikkeling (5/10/15 dagen) en markeert vertragingen.

Overige vorderingen

  • Op personeel/DGA, borgstellingen, materiële btw-vorderingen

Dashboard: vier KPI’s voor grip

  • Totaal overlopende activa en verdeling per categorie
  • Vooruitbetaalde kosten per type met resterende maanden
  • Nog te ontvangen opbrengsten incl. status (beschikking/factuur)
  • Kruisposten-ouderdom met signalen (OK/Attentie/Signaal)

Aansluitingen die fouten voorkomen

Beginsaldo-controle (blocker)

Beginsaldo OVA = eindsaldo vorig jaar. Bij verschil >€500 stopt de workflow en krijg je corrigeeradviezen.

Verloopstaat-formule

Beginsaldo + nieuwe afgrenzingen/vorderingen − vrijval/ontvangsten = eindsaldo. Afwijkingen worden uitgesplitst naar bron.

Grootboek-matching (blocker)

Detailtotaal moet aansluiten op het grootboek. Posten buiten de toegewezen rekeningen worden automatisch gelokaliseerd.

Balans vs. specificatie

Snelle cross-check: wat op de balans staat, is volledig gespecificeerd — en andersom.

Vooruitbetaalde kosten: praktijkchecks

Verzekeringen

AI detecteert premies en polisperioden en boekt het niet-verbruikte deel naar vooruitbetaald. Signaal bij ontbrekende of te kleine afgrenzing.

Huur & lease

Bij vooruitbetaling (maand/kwartaal/jaar) stelt de AI de juiste verdeling vast en maakt journaalvoorstellen.

Abonnementen & softwarediensten

Herkenning van “jaar/kwartaal vooruit” met automatische pro-rata berekening.

Energie (G-stuk)

Vergelijking voorschotten vs. verwacht jaarverbruik; optie voor voorzichtige of nauwkeurige verwerking afhankelijk van je beleid.

Nog te ontvangen opbrengsten: niets laten liggen

Nog te factureren omzet

Op basis van voortgang (bijv. % gereed/urenstaat) bepaalt de AI de omzet per balansdatum en boekt het verschil als vordering.

Subsidies

Met beschikking op “definitief” markeert de AI een te ontvangen post en stelt een boeking voor.

Rente en leverancierskortingen

Opbouw van rente en contractuele bonussen wordt per balansdatum berekend en geboekt.

Kruisposten: strak afwikkelen

Tijdelijke tussenrekeningen horen binnen enkele dagen dicht. De AI volgt elke post, matcht met tegenboekingen en triggert reminders bij overschrijding van drempels.

Cut-off rondom jaarwisseling

De module scant documenten en boekingen in de dagen vóór/na balansdatum. Afleverdaten en prestatieperioden wegen zwaarder dan factuurdata. Bij mismatch krijg je een correctievoorstel met duidelijke omschrijving.

Output die je zo in het dossier zet

  • Specificatie overlopende activa per categorie en per post
  • Signaallijst met prioriteit (Blocker/Hoog/Attentie)
  • Journaalpostvoorstellen klaar om te boeken
  • Aflooprapport (vrijval en realisatie jan/feb)
  • KPI-dashboard voor management en review

Efficiënter werken, hogere marge

Kantoren die maandelijks met AI4 Accountancy draaien, rapporteren structurele tijdsbesparing op compliance en maken ruimte voor adviesuren — met voorspelbare, schaalbare resultaten in omzet en marge. De AI voert standaardcontroles dagelijks of maandelijks uit; jij focust op beoordeling en klantadvies.
De businesscase laat zien dat kantoren met hetzelfde team meer klanten bedienen en meer advieswerk doen, met aantoonbare winstgroei en snelle terugverdientijd.

Samenvatting

Met de Overlopende Activa Module van AI4 Accountancy borg je jaarafgrenzing in 12 automatische checks. Je minimaliseert risico’s, versnelt samenstelwerk en levert elke maand betrouwbare cijfers. Minder corrigeren achteraf, meer tijd voor advies en planning.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

overlopende activa, jaarafgrenzing, vooruitbetaalde kosten, nog te ontvangen opbrengsten, kruisposten, cut-off, samenstelwerk, AI4 Accountancy, compliance, risicobeheersing, efficiëntie, pro rata, specificatie balansposten, automatisering accountancy