Automatiseer jaarafgrenzing met AI4 Accountancy. Detecteer vooruitbetaalde kosten en nog te ontvangen opbrengsten, draai cut-off en boek met één klik correcties.

Inleiding

Overlopende activa bepalen of je cijfers economisch kloppen. Betaal je in december, maar hoort de prestatie bij volgend jaar? Dan moet je afgrenzen. Anders gaat winst, cash en belastingaangifte scheef. De Overlopende Activa-module in AI4 Accountancy automatiseert dit: de AI leest facturen en contracten, herkent perioden, berekent pro rata en zet kant-en-klare journaalposten klaar. Jij beoordeelt; de AI doet het speur- en rekenwerk.

Wat zijn overlopende activa?

Balansposten die voortkomen uit tijdsverschil tussen betaling en prestatie:

  • Vooruitbetaalde kosten (verzekering, huur, software, lease, onderhoud).
  • Nog te ontvangen opbrengsten (projecttermijnen, rente, huur, subsidies, nacalculatie).

Waar de module op controleert (6 gebieden)

1) Vooruitbetaalde verzekeringen

  • Herkent polissen, leest dekking (start/eind) en berekent af te grenzen deel:
    premie × (dagen volgend jaar / totale dekking).
  • Signalen bij niet-afgegrensde jaar/kwartaalpremies en bij meerdere voertuigen met verschillende verlengingsdata.

2) Huurvooruitbetalingen

  • Detectie van decemberbetalingen voor januari (of kwartaalbetalingen nov–jan).
  • Validatie met contract (frequentie/indexatie).
  • Herkent borg vs. huur (borg = vordering, geen kosten).

3) Software & abonnementen (SaaS)

  • Herkent leveranciers en licentieperiodes (maand/jaar/meerdere jaren).
  • Pro rata toerekening; multi-year splitst de AI automatisch per jaar.

4) Lease & huurkoop

  • Operationele lease: termijn per periode.
  • Financial lease: scheiding aflossing (balans) en rente (resultaat) + correcte periodisering.
  • Splits eventuele verzekeringscomponent uit de termijn.

5) Onderhoudscontracten & SLA’s

  • Identificeert jaarcontracten (liften, HVAC, IT, machines).
  • Leest contractperiode en begrenst pay-per-use met werkelijke inzet.

6) Nog te ontvangen opbrengsten

  • Projecten/termijnen: prestatie in december, factuur in januari → omzet oud jaar + vordering.
  • Rente/huur/subsidies: opgebouwd of toegezegd in oude jaar → opnemen als vordering.

Cut-off: de cruciale weken rond balansdatum

  • Forward cut-off: januari-facturen met leverdatum ≤ 31/12 → kosten/omzet oud jaar.
  • Reverse cut-off: december-facturen voor prestaties in januari → vooruitbetaald (actief).
  • Betalingen rond jaargrens: betaaldatum ≠ kostendatum; AI controleert lever-/prestatie-datum.
  • Drempels instelbaar (bijv. €1.000 warning / €5.000 critical).

Kruisposten en tussenrekeningen

  • AI vindt alle kruispostrekeningen, toont saldo per 31/12 en controleert afwikkeling in januari.
  • Openstaand saldo = potentiële fout (bijv. ongerubriceerde crediteur).
  • Voorstel: herclassificatie naar de juiste balanspost + toelichting.

Fiscale aandachtspunten (BV’s) rond vorderingen DGA

  • Excessief lenen: drempelbewaking, totaalstand, aanwezigheid leenovereenkomst.
  • Zakelijkheid: rente vs. markt, aflossingsschema, doorrollen → signaal en dossiertekst.
  • Gebruikelijk loon: hint bij verhoudingen die risico geven richting fiscalist.

Materialiteit & pragmatiek (slim, niet pietluttig)

  • Absolute drempel (bijv. €1.000) en relatief (bijv. 2% balanstotaal / 1% omzet).
  • Cumulatiecheck: veel kleine abonnementen samen materieel → wél afgrenzen.
  • Klantprofielafhankelijk: strengere drempels voor externe rapportage.

Journaalpostvoorbeelden (klaar met één klik)

Vooruitbetaalde verzekering (volgend jaar):

Debet  Overlopende activa – verzekeringen     €1.200
Credit Verzekeringskosten                      €1.200
Oms: Afgrenzing polis [nr], dekking volgend jaar

Vrijval januari:

Debet  Verzekeringskosten                      €1.200
Credit Overlopende activa – verzekeringen      €1.200

Nog te betalen kosten (factuur dec, ontvangen jan):

Debet  Onderhoudskosten                        €2.066,12
Debet  Voorbelasting btw (21%)                   €433,88
Credit Nog te betalen kosten                   €2.500,00
Oms: Cut-off onderhoud december – factuur [nr]

Nog te ontvangen omzet (prestatie dec, factuur jan):

Debet  Nog te ontvangen omzet                  €6.050,00
Credit Omzet                                   €5.000,00
Credit Af te dragen btw (21%)                  €1.050,00
Oms: Accrual advies – december

KPI’s & reviewpunten

  • Afgrenzingsratio: OVA / totale kosten.
  • Vrijvalscore: % posten die in jan/feb correct vrijvallen.
  • Cut-off hits: aantal/omvang correcties ±3 weken rond 31/12.
  • Top 10 afgrenzingsposten: bedrag, periode, vrijvalschema.
  • Kruispost-ouderdom: dagen open, >5/10/15-dagen signalen.

Praktijkcase (samenvatting)

  • Verzekeringen (jaarpolis feb–jan): 11/12 naar volgend jaar → €3.080 OVA.
  • Huur (dec betaald Q1): volledige Q1 vooruitbetaald → OVA en vrijval 3×.
  • SaaS (jaar vooruit in okt): 3/12 OVA per 31/12.
  • Project X 95% gereed per 31/12, factuur 15/1: nog te ontvangen €6.800.
  • Kruisposten: twee batches afgewikkeld 2–3 jan; onbekende storting €200 warning.
    Resultaat: correcte periodeafbakening, vrijvalschema’s staan klaar; dossier COS-proof.

Cross-module integratie

  • Crediteuren: late facturen → forward cut-off.
  • Omzet/Projecten: voortgang → nog te factureren omzet.
  • Kortlopende schulden: spiegelposten (overl. passiva) in één overzicht.
  • Personeelskosten: koppeling naar reserveringen (vakantiegeld/dagen).
  • Overige kosten: periodieke-kostenpatronen voeden afgrenzing.

Implementatie in 4 stappen

  1. Synchroniseer administratie en upload kerncontracten (polis/huur/lease/SLA).
  2. Start analyse: patronen, contractperiodes, cut-off, kruisposten.
  3. Review & boek: keur voorstellen goed, zet vrijvalschema’s aan.
  4. Dossier: specificatie OVA, signalen, journaal, KPI’s en toelichting (COS 4410).

Samenvatting

Jaarafgrenzing is geen ‘nice to have’ maar de basis voor een betrouwbare jaarrekening. Met AI4 Accountancy automatiseer je detectie, berekening en vrijval van vooruitbetaalde kosten en nog te ontvangen opbrengsten — inclusief cut-off rond jaargrens, kruispost-opschoning en één-klik boekingen. Zo lever je sneller, consistenter en audit-proof.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

overlopende activa, jaarafgrenzing, vooruitbetaalde kosten, nog te ontvangen opbrengsten, cut-off analyse, kruisposten, pro rata, vrijvalschema, COS 4410, audittrail, AI4 Accountancy, compliance, risicobeheersing, efficiëntie