Automatiseer overlopende passiva met AI4 Accountancy. Detecteer ontbrekende reserveringen, cut-off fouten en vooruitontvangen omzet. Minder risico, sneller samenstellen.

Inleiding

Overlopende passiva lijken klein, maar bepalen of je jaarrekening écht klopt. Deze post laat zien of kosten en omzet in de juiste periode staan (matching). Fouten leiden tot te hoge winst, discussies met fiscus/bank en herstelwerk in je dossier. Met AI4 Accountancy automatiseer je de controle: de module herkent ontbrekende reserveringen, cut-off fouten en onjuist afgegrensde omzet — inclusief voorstellen voor journaalposten en afloopcontrole in het nieuwe jaar.

Wat zijn overlopende passiva?

Overlopende passiva zijn verplichtingen die in het boekjaar zijn ontstaan, terwijl de factuur pas daarna komt. Voorbeelden: laatste maand huur, december-energie die in januari wordt gefactureerd, of de accountantsnota over het afgesloten boekjaar. De post borgt het matching-principe: kosten horen in het jaar van de prestatie, niet bij de factuurdatum.

De 4 hoofdcategorieën

1) Nog te betalen kosten

Periodieke kosten die in december zijn gemaakt maar nog niet zijn gefactureerd (huur, energie, verzekeringen, accountantskosten, abonnementen).
AI-checks:

  • Scant periodieke kostenrekeningen en berekent de reservering voor de laatste maand.
  • Vergelijkt verwachting met geboekt bedrag; afwijking >50% → signaal.

2) Nog te betalen rente

Opgelopen rente op leningen (maand/kwartaal) ontbreekt vaak.
AI-checks:

  • Leest leningcontracten (OCR), berekent rente t/m balansdatum, controleert opname in de balans.

3) Vooruitontvangen bedragen (omzet)

Gefactureerde omzet in december voor prestaties ná balansdatum (bijv. jaarlicentie volgend jaar).
AI-checks:

  • herkent jaartallen/perioden in decemberfacturen; “licentie 2026” geboekt in huidig jaar? → waarschuwing met correctievoorstel.

4) Overige overlopende passiva

Bonussen, vakantiegeld buiten standaard loonroute, garanties e.d.
AI-checks: lagere automatiseringsgraad met documentuitvraag en plausibiliteitsanalyse.

Cut-off: het hart van de controle

Forward cut-off (ontbrekende kosten)

Zoekt in januari/februari naar facturen met leverdatum ≤ balansdatum.

  • Niet als overlopende passiva geboekt? → signaal.
  • Materiële drempel: vanaf €5.000 of 2% balanstotaal altijd meenemen; kleinere bedragen bij structureel patroon.

Reverse cut-off (te vroeg geboekt)

Detecteert kosten/omzet die economisch in het volgende jaar thuishoren.

  • Denk aan vooruitbetaalde abonnementen/verzekeringen: die horen als overlopende activa, niet als kosten in december.

Intelligente detectie van periodieke kosten

De module herkent patronen en controleert op volledigheid en logica:

  • Huur: 12-maands patroon of kwartaalbetalingen; december-reservering aanwezig?
  • Energie: voorschotten vs. jaarnota; schatting december plausibel?
  • Accountantskosten: reservering op basis van historie en scope.
  • Verzekeringen: koppeling met polis (bijv. juli–juli); pro rata-reservering per 31/12.
  • Abonnementen: kleine posten, groot in volume → totaaltoetsing.
  • Onderhoud: servicecontracten en spreiding over het jaar.

12-maands check: is elke maand aanwezig? Ontbreekt december of wijkt die sterk af, dan volgt een rood signaal met uitleg.

Rechtsvorm-specifieke aandachtspunten

BV/NV

  • Vennootschapsbelasting (VPB): schatting van de VPB-schuld o.b.v. fiscale positie.
  • Dividend: besluit vóór balansdatum maar betaald erna → als schuld opnemen.
  • RC DGA: zakelijke rente, debetstanden en inhoudingen → signaal voor fiscalist.

EZ/VOF/Maatschap

  • Geen VPB, wel scherp op privé-onttrekkingen en vennotenrekeningen.
  • Presentatie en verrekening per vennoot moeten kloppen.

Afloopcontrole: bewijs achteraf

In januari/februari controleert de AI of gereserveerde kosten ook daadwerkelijk zijn gefactureerd:

  • Factuur ontvangen?
  • Reservering genoeg/te veel/te weinig (meldt >20% afwijking)?
  • Structurele over-/onderreservering → aanpassing van de methodiek.

Journaalpostvoorstellen (klaar voor verwerking)

Kostenreservering

Debet  Kosten [specificatie]          €X
Credit Overlopende passiva (1750)     €X
Omschrijving: Reservering [type] boekjaar

Vooruitontvangen omzet

Debet  Omzet [specificatie]           €X
Credit Vooruitontvangen bedragen      €X
Omschrijving: Afgrenzing omzet volgend jaar

Rente op lening

Debet  Rentelasten                    €X
Credit Nog te betalen rente           €X
Omschrijving: Opgelopen rente t/m 31-12

Alle voorstellen komen met bronverwijzing, omschrijving en audittrail. Je keurt goed; de boeking gaat naar de administratie.

Materialiteit en signalering

Niet elke afwijking is even belangrijk. De module werkt met drie niveaus:

  • Groen – Pass: reservering aanwezig en binnen ±10% plausibel.
  • Oranje – Warning: ontbreekt of 10–50% afwijking; aandachtspunt.
  • Rood – Critical: >50% afwijking, of materieel bedrag niet geboekt; blokkeert afronding tot opgelost.

Cross-module integratie

  • Crediteuren: late facturen ↔ openstaande posten; voorkomt dubbel tellen.
  • Omzet/Projecten: vooruitgefactureerde omzet consistent met prestatieplanning.
  • Langlopende schulden: kortlopend deel leningen sluit aan op herclassificatie.

Stappenplan implementatie

  1. Synchroniseer administratie (kosten, inkoop, grootboek).
  2. Upload kernstukken (contracten, polissen, leningdocumenten).
  3. Start OP-analyse: forward/reverse cut-off, periodieke detectie, 12-maands check.
  4. Review & boek: keur voorstellen goed, leg afloopcontrole vast en update methodiek waar nodig.

Veelgemaakte fouten — en hoe je ze voorkomt

  • Alleen op factuurdatum sturen. Weeg leverdatum/prestatie zwaarder (cut-off).
  • Geen reservering voor “kleine” abonnementen. Bundel kleine posten en toets totaal.
  • Rente vergeten bij kwartaalaflossingen. Tel de tussenliggende maanden mee.
  • Vooruitgefactureerde omzet als omzet boeken. Gebruik vooruitontvangen bedragen en laat maandelijks vrijvallen.

Samenvatting

Overlopende passiva houden je jaarrekening zuiver: kosten en omzet in de juiste periode. Met AI4 Accountancy automatiseer je forward en reverse cut-off, periodieke detectie, 12-maands check, rechtsvormnuances, afloopcontrole en journaalposten. Resultaat: minder risico, sneller samenstellen en een strak, uitlegbaar dossier — elke maand.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

overlopende passiva, nog te betalen kosten, nog te betalen rente, vooruitontvangen bedragen, cut-off, reservering december, afloopcontrole, matching principe, journaalpost, AI4 Accountancy, compliance, risicobeheersing, efficiëntie