Vergelijk privacy, gegevensbeheer en actuele prijzen van ChatGPT, Google Gemini en Microsoft Copilot. Heldere keuzehulp voor accountantskantoren.

Inleiding

Bij AI-keuzes voor je kantoor gaan privacy en gegevensbeheer voor alles. Pas daarna kijk je naar kosten en productiviteit. In deze blog zetten we de zakelijke opties van ChatGPT, Google Gemini (Workspace) en Microsoft Copilot naast elkaar. Je leest wat er in 2025 veranderd is, hoe data wordt beschermd en hoe de licentieprijzen zich tot elkaar verhouden. Tot slot krijg je een nuchtere beslischecklist, zodat je een keuze maakt die past bij jouw softwarestack en risicoprofiel.

Privacy & gegevensbeheer: wat gebeurt er met je data?

ChatGPT (zakelijke varianten)

  • Gebruik Business of Enterprise voor werk met klantdata.
  • Prompts en output van Business/Enterprise worden niet gebruikt om modellen te trainen.
  • Afgeschermde werkomgeving met beheer, logging en rollen/rechten.

Google Gemini in Workspace

  • Werkt binnen je eigen Workspace-domein en volgt je bestaande rechten.
  • Ontworpen voor zakelijke vertrouwelijkheid; geen gebruik van klantdata voor externe modeltraining.
  • Governance en auditlogs via de adminconsole.

Microsoft Copilot (Microsoft 365)

  • Erft je Microsoft 365-rechten: Copilot ziet alleen wat een medewerker ook mag zien.
  • Verwerking binnen de Microsoft-servicegrens; geen data-sharing met externe modelaanbieders.
  • Beleid, DLP en eDiscovery blijven leidend.

Praktijkimplicatie
Werk je met vertrouwelijke klantinformatie? Dan bepaalt je suite-beveiliging wie wat kan zien. Copilot, Gemini en zakelijke ChatGPT-varianten respecteren die grenzen. Zorg dat je dataclassificatie, toegangsrechten en logging op orde zijn.

Prijsvergelijking 2025: wat kost het per gebruiker?

ChatGPT (samenvatting van de meest gebruikte opties)

  • Free: beperkte functionaliteit.
  • Plus: $20 p/m per gebruiker (individu).
  • Pro: $200 p/m per gebruiker (individu; maximale capaciteit en functies).
  • Business: $25 p/m per gebruiker (jaarlijks) of $30 p/m (maandelijks), min. 2 gebruikers.
  • Enterprise: maatwerk (prijs via sales).

Wanneer vertrouwelijkheid en beheer belangrijk zijn, kies je minimaal Business. Dan kun je datagebruik voor training uitsluiten en heb je admin-functies.

Google Gemini (Workspace)

  • AI-functies zijn inbegrepen in Business- en Enterprise-edities van Workspace.
  • Startpunt licenties: Business Starter vanaf ~€7 p/m per gebruiker; voor serieuze privacy/governance kies je Business/Enterprise.
  • Voor verregaande AI-toegang gebruik je de hogere Workspace-tiers; losse add-ons zijn grotendeels uitgefaseerd.

Microsoft Copilot (Microsoft 365)

  • Copilot voor Microsoft 365: $30 p/m per gebruiker (jaarlijks), boven op je bestaande M365-licentie.
  • Vereist een kwalificerende Microsoft 365-bundel (bijv. Business Standard/Premium of E3/E5).

TCO-tip
Reken een per-seat TCO uit: licentie + tijdswinst (per rol/proces) + beheer (security, adoptie, training). Neem ook mee hoeveel werk al in Google/Microsoft draait: dat bepaalt je echte productiviteitswinst.

Welke AI past bij jouw kantoor?

  • Google-first kantoor? Kies Gemini in Workspace. Integreert naadloos met Gmail/Docs/Sheets/Slides/Drive.
  • Microsoft-first kantoor? Kies Copilot. Sterk in Teams-notulen, Word/PowerPoint-opzet en Excel-analyses, met respect voor 365-rechten.
  • Suite-agnostisch of extra denkkracht nodig? ChatGPT Business/Enterprise als flexibele AI-werkplek voor schrijven, analyseren en proces-templates.

Best practices voor privacy & compliance

  1. Databeleid en pseudonimisering: leg vast welke data de AI in mag. Vermijd directe identificatiegegevens.
  2. Zakelijke licenties verplicht: nodig voor governance, logging, SSO en uitsluiting trainingsgebruik.
  3. Rechten & mappenstructuur: richt Teams/SharePoint of Drive logisch in; hergebruik AD/Workspace-groepen.
  4. Vier-ogenprincipe: elke klantuiting (teksten, cijfers) krijgt een reviewstap.
  5. Audit & monitoring: log prompts/outputs op procesniveau; toets periodiek.
  6. Adoptie en ROI-meting: train medewerkers, werk met promptsjablonen en koppel tijdswinst aan marge.

Snelle beslischecklist (1 minuut)

  • Draait 80–100% van je werk in Microsoft 365? → Copilot.
  • Werk je volledig in Google Workspace? → Gemini.
  • Heb je gemengde tools of wil je een extra AI-denk/ schrijflaag? → ChatGPT Business/Enterprise.
  • Strenge privacy-eisen of sector-audits? → Neem zakelijke licenties + DLP + log/audit als harde eisen op.

Samenvatting

  • Privacy eerst: kies een zakelijke licentie binnen je suite; AI volgt je bestaande toegangsrechten.
  • Kosten: Gemini is vaak inbegrepen bij Workspace-tiers; Copilot kost $30 p/m boven op M365; ChatGPT varieert van $20 (Plus) tot $200 (Pro) of $25–$30 p/m (Business).
  • Keuze: stem af op je huidige suite en processen. Zo haal je snel meetbare winst met minimale risico’s.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

privacy ai accountancy, chatgpt business prijs, gemini workspace prijs, microsoft copilot prijs, gegevensbeheer ai, governance, dlp, auditlogging, ai4 accountancy, zakelijke licenties