Wat elke accountant moet weten voordat hij bestanden uploadt

AI-tools zoals ChatGPT en Google Gemini worden steeds vaker gebruikt door accountants. Ze helpen bij het samenvatten van documenten, het analyseren van teksten en het structureren van informatie. Dat levert tijdwinst op, maar roept ook een terechte vraag op:

Wat gebeurt er met de gegevens die je uploadt?

Voor accountantskantoren, die werken met vertrouwelijke financiële en persoonsgegevens, is dit geen detail maar een kernvraag.

Gegevens uploaden in ChatGPT en Google Gemini: wat moet je weten?

Veel algemene AI-tools zijn ontwikkeld voor breed gebruik. Dat betekent dat de standaardinstellingen niet automatisch zijn afgestemd op de eisen van accountantskantoren.

ChatGPT: aandachtspunten bij gegevensgebruik

Bij het gebruik van ChatGPT geldt:

  • gesprekken en uploads kunnen standaard tijdelijk worden opgeslagen,
  • bij privéaccounts kunnen gegevens (afhankelijk van instellingen) worden gebruikt voor modelverbetering,
  • instellingen zoals tijdelijke chats en het uitschakelen van training vragen actieve keuzes van de gebruiker.

Voor individuele experimenten is dit vaak acceptabel, maar binnen een accountantskantoor vraagt dit om duidelijke afspraken en discipline.

Google Gemini: vergelijkbare risico’s

Ook bij Google Gemini is het type account bepalend voor hoe gegevens worden verwerkt:

  • bij privéaccounts kunnen gegevens worden bewaard en beoordeeld,
  • zakelijke accounts bieden meer controle, maar vereisen centrale inrichting,
  • gebruikers moeten zich bewust zijn van bewaartermijnen en instellingen.

Kort gezegd: veilig werken is mogelijk, maar niet vanzelfsprekend. Het vraagt kennis, juiste instellingen en consequent gebruik.

Waarom dit voor accountantskantoren extra gevoelig ligt

Accountants werken met:

  • jaarrekeningen,
  • fiscale stukken,
  • contracten,
  • persoonsgegevens.

Het onbedoeld uploaden van deze gegevens naar een algemene AI-tool kan:

  • privacyrisico’s opleveren,
  • strijdig zijn met interne richtlijnen,
  • of lastig uitlegbaar zijn richting klanten en toezichthouders.

Daarom is de vraag voor kantoren niet alleen hoe gebruik ik AI, maar vooral:
in welke omgeving doe ik dat?

Veilig uploaden binnen AI4 Accountancy: een ander uitgangspunt

AI4 Accountancy is niet gebouwd als algemene AI-tool, maar als een AI-first platform voor accountantskantoren. Dat zie je direct terug in hoe gegevens worden verwerkt.

Waar algemene AI-tools veiligheid afhankelijk maken van instellingen per gebruiker, is dit bij AI4 Accountancy platformbreed ingericht.

Wat betekent dat concreet?

  • Geen gebruik van klantgegevens voor AI-training
    Gegevens worden uitsluitend gebruikt om de gevraagde ondersteuning te leveren.
  • Datascheiding per accountantskantoor
    Elk kantoor werkt in een eigen, logisch afgebakende omgeving.
  • Beveiligde opslag en overdracht
    Gegevens zijn versleuteld tijdens transport en opslag.
  • Rol- en rechtenstructuur
    Alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot dossiers en uploads.
  • Logging en audittrail
    Belangrijke handelingen worden vastgelegd ter ondersteuning van interne controle.

Deze uitgangspunten zijn vastgelegd in het Trust Centre van AI4 Accountancy en vormen de basis van het platform.

Wat betekent dit voor de dagelijkse praktijk?

Voor accountantskantoren betekent dit:

  • geen aparte privacy-instellingen per medewerker,
  • geen twijfel over hergebruik van data,
  • geen noodzaak om documenten eerst te anonimiseren om AI te kunnen gebruiken.

AI ondersteunt het werk binnen een veilige, professionele omgeving, ingericht op het accountantsvak.

Veilig werken met AI vraagt ook begrip

Techniek alleen is niet genoeg. Bewust gebruik blijft essentieel.

Daarom krijgen gebruikers van het AI-first platform van AI4 Accountancy gratis toegang tot de cursus AI-geletterdheid. Deze cursus helpt accountants om AI verantwoord te gebruiken binnen hun werk.

Onderwerpen die aan bod komen:

  • wat AI is (en wat niet),
  • het verschil tussen AI en automatisering,
  • veilig AI-gebruik in de accountancy,
  • prompten (ChatGPT) voor betrouwbare ondersteuning,
  • omgaan met hallucinaties en onjuiste AI-uitkomsten.

Zo sluiten platform en kennis op elkaar aan.

Conclusie

AI biedt accountants veel voordelen, maar alleen als gegevens veilig worden verwerkt. Algemene AI-tools kunnen nuttig zijn, maar vragen om zorgvuldige instellingen en discipline.

AI4 Accountancy kiest een andere benadering: veilig uploaden is standaard geregeld, zodat accountants AI kunnen inzetten zonder concessies te doen aan privacy, compliance en vertrouwen.

Dat maakt AI toepasbaar op een manier die past bij het vak.

Wil je zien hoe veilig werken met AI eruitziet binnen een platform dat speciaal is ontworpen voor accountantskantoren?

👉 𝗣𝗹𝗮𝗻 𝗲𝗲𝗻 𝗱𝗲𝗺𝗼 en ontdek hoe AI4 Accountancy veiligheid en efficiëntie combineert.