Versnel jaarrekening samenstellen met checks voor voorraadwaardering, incourant, cut‑off en voorraadtelling. Voor accountants- en administratiekantoren.

Inleiding

Voorraad is vaak de grootste balanspost én lastig om goed te waarderen. Langlopende voorraad, verouderde artikelen en te hoge kostprijzen vertroebelen je cijfers. Met de voorraadmodule van AI4 Accountancy check je cijfers doorlopend en stel je sneller samen. De module werkt met OCR, beslislogica en koppelingen naar je subadministratie. Zo signaleer je voorraadrot, bereken je afwaarderingen en onderbouw je waardering volgens “kostprijs of lagere marktwaarde” (RJ 220) — ideaal voor het administratiekantoor en accountantskantoor dat jaarrekening samenstellen wil versnellen binnen de samenstelpraktijk.

Voorraadwaardering RJ 220: cijfers checken bij het samenstellen

Waardering – “Laagste van kostprijs en opbrengstwaarde” lijkt eenvoudig, maar hoe bepaal je marktwaarde bij halffabricaten en snel dalende prijzen? En welke methode hanteer je (FIFO of gewogen gemiddeld)?

Voorraadrot – Artikelen zonder beweging verliezen waarde: seizoenartikelen, elektronica met een nieuwe generatie, of grondstoffen met vervaldatum.

Inventarisatie – Fysieke telling vs. administratie: telverschillen, cut‑off rond de balansdatum en consignatie‑voorraad kunnen je waardering scheef trekken.

Compliance – RJ 220: kostprijs exclusief btw en winstopslag, afwaarderen bij lagere marktwaarde en een voorziening voor incourante voorraad.

Wat de voorraadmodule checkt: voorraadadministratie & voorraadspecificatie

Voorraadcategorieën
Handelsgoederen, grond‑ en hulpstoffen, halffabricaten, gereed product, emballage.

Waardering
Kostprijs (FIFO/gewogen gemiddeld), marktwaarde‑toets, afwaarderingen, valuta‑herwaardering.

Voorraadrot
Omloopsnelheid per artikel, ouderdomsanalyse, niet‑beweging >6 maanden, incourantheidspercentage.

Inventarisatie
Fysiek vs. administratief, telverschillen >€500, cut‑off rond balansdatum, consignatie‑voorraad.

Dashboard (6 KPI’s)

1) Totaal voorraad

Totaalwaarde per balansdatum, uitgesplitst per categorie. Geen negatieve aantallen per artikel en een verdeling die past bij je branche.

2) Verdeling per categorie

Taartdiagram met handelsgoederen, grondstoffen, halffabricaten, gereed product en emballage. Grote verschuivingen vragen om uitleg.

3) Incourantheidspercentage

Aandeel zonder verkoop/verbruik in 6 maanden.
✅ <5% | ⚠️ 5–10% | 🔴 >10% → voorziening vereist.

4) Omloopsnelheid en voorraaddagen

Omloopsnelheid = KpV / Gemiddelde voorraad
Voorraaddagen = 365 / Omloopsnelheid

Richtlijn: ✅ >4x (<90 dagen) | ⚠️ 2–4x | 🔴 <2x.

5) Kostprijs vs. marktwaarde

Toets “kostprijs of lagere marktwaarde” per artikel/categorie. Afwaarderingen >€5.000 vragen actie en onderbouwing.

6) Voorziening incourant

Berekening op basis van inactiviteit: >6 maanden 50%, >12 maanden 75%, beschadigd/verouderd 100% (dossierafhankelijk).

Aansluitstaat samenstellen (4 checks)

Beginsaldo boekjaar = eindsaldo vorig boekjaar (🔴 bij >€1.000 verschil).
Verloopformule: beginsaldo + inkopen − KpV ± productiekosten − afwaarderingen − telverschillen = eindsaldo.
Voorraadlijst (per artikel) ↔ grootboek (🔴 bij >€1.000 verschil).
Inkopen ↔ voorraadmutaties: materiële afwijking (>2%) documenteren.

Inventarisatie & cut‑off (4 checks)

Inventarisatie compleet – Tellijsten aanwezig, datum dicht op balansdatum, handtekeningen en volledige set artikelen (🔴 bij ontbrekende data).
Telverschillen – Analyse per artikel; oorzaken zoals diefstal, breuk of administratieve fouten.
Cut‑off – Boek op ontvangstmoment, niet op factuurdatum; corrigeer leveringen rond de balansdatum.
OCR tellijst – Automatisch inlezen van artikelnummers en aantallen; verschillenlijst zonder handmatig overtikken.

Waardering onderbouwen (5 checks)

Kostprijs – Exclusief btw, zonder winstopslag; verwerk kortingen en toeslagen (vracht, douane) correct.
Marktwaarde – Herwaardeer neerwaarts bij prijsdalingen, seizoensveroudering of nieuwe generaties.
Methode – FIFO of gewogen gemiddeld: consequent toepassen in het hele boekjaar.
Valuta – Herwaardering importvoorraad bij koersverschillen.
Incourant – Detectiecriteria: geen beweging, vervaldatum, beschadiging, seizoensartikel; bereken voorziening.

Omloopsnelheid per artikel – Identificeer traaglopers (top‑10) en bepaal acties: uitverkoop, retour, stoppen met inkopen of afwaarderen.
Jaar‑op‑jaar mutatie – Vergelijk voorraadgroei met omzetgroei (boekjaar vs. vorig boekjaar); een hogere voorraaddruk vraagt een plan.
Voorraaddruk op marge – Reken door: rente‑ en opslagkosten vs. omzet; te veel voorraad kost marge.

Output voor het samensteldossier

  • Voorraadspecificatie per categorie en per artikel (aantal, kostprijs, marktwaarde, omloopsnelheid).
  • Signaallijst met prioriteit (🔴/⚠️/✅) en materialiteit.
  • Journaalpostvoorstellen voor afwaarderingen, voorzieningen, telverschillen en cut‑off.
  • KPI‑dashboards en trendgrafieken.
  • Duidelijke audittrail: berekeningen, aannames en brongegevens.

Wat levert dit je kantoor op?

  • Sneller samenstellen – Doorlopend cijfers checken; piekdruk rond jaareinde verdwijnt.
  • Betere kwaliteit – Waardering onderbouwd volgens RJ 220, minder correcties achteraf.
  • Minder risico – Traaglopers en marktwaardedaling vroeg in beeld.
  • Meer advies – Tijd vrij voor voorraadoptimalisatie en margeverbetering.

Samenvatting

Met de voorraadmodule van AI4 Accountancy check je cijfers doorlopend en stel je sneller samen. Je waardeert volgens “kostprijs of lagere marktwaarde”, herkent incourante voorraad, onderbouwt afwaarderingen en pakt cut‑off‑fouten aan. Zo lever je een strak, controleerbaar samensteldossier met focus op boekjaar en vergelijking met vorig boekjaar. Dat geeft houvast bij elke samenstelopdracht, ondersteunt je samenstelpraktijk, en helpt voorraadbeheer MKB te verbeteren en voorraad te optimaliseren.

Plan een demo van het AI-First Platform voor accountancy.

voorraadwaardering, incourante voorraad, kostprijs of lagere marktwaarde, omloopsnelheid voorraad, inventarisatie voorraad, cut‑off, voorraadrot, samensteldossier, cijfers checken, AI4 Accountancy