De Wwft verplicht kantoren om te weten met wie ze zakendoen: wie zijn de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's), kloppen hun gegevens, en is hun identiteit vastgesteld? In de praktijk betekent dat vaak een formulier mailen, wachten op een ingevulde versie, een kopie van een identiteitsbewijs opvragen en alles handmatig natrekken. Foutgevoelig, traag, en niemand wordt er blij van.
AI4 Accountancy automatiseert die onboarding in twee sporen die naast elkaar lopen: de UBO-verklaring en de identiteitsvaststelling. Allebei digitaal, allebei met het oordeel waar het hoort — bij het kantoor.
De UBO-verklaring: invullen én ondertekenen in één flow
De UBO ontvangt een digitaal verzoek en vult de eigen gegevens in: geboorteplaats, nationaliteit, adres, het belang in de onderneming en de PEP-status (politically exposed person). In dezelfde flow ondertekent de UBO de verklaring.
Zodra de verklaring binnen is, controleert het platform de ingevulde gegevens automatisch — van een geldig BSN (elfproef) en een plausibele geboortedatum tot de vraag of het opgegeven belang en de gekozen KvK-categorie met elkaar kloppen. Wijkt iets af van wat al in het dossier staat, of botst de PEP-zelfverklaring met de screening, dan komt dat als signaal terug. De ingevulde gegevens worden meteen in het CRM verwerkt — met de juiste privacy-grondslag — de getekende verklaring wordt gearchiveerd in het permanente klantdossier, en de vervolgstap verschijnt automatisch in de Taakverdeler. Niets hoeft te worden overgetypt.
Belangrijk: het platform vult niet zelf gegevens in en het "keurt" de UBO niet goed. Het verzamelt, controleert en signaleert. De beoordeling — klopt dit beeld, is hier verscherpt onderzoek nodig — blijft bij het kantoor.
De identiteit: vastgesteld via iDIN
Voor de identiteitsvaststelling gebruikt het platform iDIN: de UBO identificeert zich via de eigen bank, dezelfde manier waarop je inlogt bij je bankrekening. Er hoeft dus geen kopie van een paspoort of rijbewijs te worden rondgestuurd. Naam en geboortedatum worden geverifieerd teruggegeven en in het dossier vastgelegd.
Hier zit een bewuste privacy-keuze in de software. Het BSN wordt alléén opgevraagd wanneer daar een wettelijke grondslag voor is — bijvoorbeeld wanneer de persoon binnen de IB-scope van het kantoor valt en het BSN daar actief voor wordt gebruikt. Is die grondslag er niet, dan vraagt het platform het BSN simpelweg niet uit. Geen grondslag, geen BSN: dat is privacy-by-design, niet als belofte maar als ingebouwde regel.
Eén dataset, voor elk kantoor
De Wwft geldt voor zowel accountantskantoren als administratiekantoren — beide zijn instellingsplichtig. De onboarding-flow is daarom voor beide gelijk: dezelfde UBO-verklaring, dezelfde iDIN-identificatie, dezelfde controles. Wat een kantoor er vervolgens mee doet in zijn cliëntacceptatie, blijft het eigen professionele proces.
Het resultaat is dat het tijdrovende, papieren deel van ken-uw-klant — uitvragen, identificeren, natrekken, archiveren — grotendeels vanzelf gaat, terwijl de beoordeling expliciet bij de mens blijft. De software versnelt de plicht; ze neemt de verantwoordelijkheid niet over.
Benieuwd hoe de WWFT-onboarding in jouw dossiers werkt? Plan een demo.
