Een accountants- of administratiekantoor verwerkt voortdurend persoonsgegevens van klanten: loonadministraties, facturen, debiteuren. De AVG vraagt dan om een verwerkersovereenkomst waarin staat hoe met die gegevens wordt omgegaan. In de praktijk is dat vaak een Word-document dat één keer wordt opgesteld, naar de klant gemaild, en daarna uit beeld verdwijnt — tot iemand bij een controle vraagt welke versie eigenlijk geldt en wie die wanneer heeft getekend.
In AI4 Accountancy is de verwerkersovereenkomst met je klant onderdeel van dezelfde ondertekenflow als de opdrachtbevestiging: opstellen, tekenen en bewaren in één doorlopende beweging.
Opstellen uit een sjabloon
De verwerkersovereenkomst wordt opgebouwd uit een sjabloon — een eigen kantoorsjabloon of het platform-sjabloon — met de gegevens van het kantoor en de klant al ingevuld. Je begint dus niet met een leeg document, maar met een vaste, consistente tekst die voor elke klant hetzelfde startpunt heeft.
Kantoor en klant tekenen digitaal
Het ondertekenverzoek gaat digitaal de deur uit. Zowel het kantoor als de klant tekent; per ondertekenaar is in het dossier te volgen of het stuk is geopend en getekend. De handtekening zelf zet de ondertekenaar via de ondertekendienst, die het ondertekenmoment vastlegt in een audit trail. Net als bij de andere documenten in het platform geldt: de software organiseert de flow, de mens tekent.
Versievast bewaard in het dossier
Het deel dat in de praktijk misgaat, is wat er ná de handtekening gebeurt. Afspraken veranderen, er circuleren meerdere versies, en niemand weet nog welke geldt. In het platform wordt de getekende verwerkersovereenkomst automatisch in het dossier van de klant bewaard, op een vaste plek. Bij een vraag van een toezichthouder of de klant zelf is terug te vinden welke afspraken zijn getekend en wanneer.
Voor accountants- én administratiekantoren
De verwerkersovereenkomst is voor beide soorten kantoren relevant — beide verwerken klantgegevens en hebben de afspraken op orde te hebben. De flow is hetzelfde; de inhoud van het sjabloon stem je af op je eigen dienstverlening.
Zo wordt een document dat normaal blijft hangen in een mailbox een vast, getekend en terugvindbaar onderdeel van het klantdossier — met dezelfde gemak als de opdrachtbevestiging.
Benieuwd hoe dit in jouw onboarding past? Plan een demo.
